Case study ERP: Các doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ERP thành công

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số ví dụ điển hình về các doanh nghiệp đã thành công trong việc áp dụng hệ thống quản trị tài nguyên doanh nghiệp (ERP) với quy mô và lĩnh vực kinh doanh đa dạng. Những doanh nghiệp này đã tận dụng triệt để ERP để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao khả năng cạnh tranh. Hãy cùng blog.sis.vn tìm hiểu những doanh nghiệp đã đột phá với ERP thông qua bài viết dưới đây.

Hệ thống ERP là gì?

ERP là viết tắt của cụm từ “Enterprise Resource Planning,” được dùng để chỉ hệ thống quản trị tài nguyên doanh nghiệp. Đây là một loại phần mềm hoặc ứng dụng thông minh được sử dụng để quản lý và tích hợp tất cả các hoạt động kinh doanh của một tổ chức hoặc doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất.

Mục tiêu chính của hệ thống ERP là cung cấp cái nhìn toàn diện và quản lý hiệu quả các tài nguyên của doanh nghiệp, bao gồm nhân sự, tài chính, kế toán, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, v.v. Bằng cách tích hợp dữ liệu và quy trình của các bộ phận khác nhau vào một hệ thống duy nhất, ERP giúp tăng cường tính hiệu quả và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Như thế nào là một dự án ứng dụng hệ thống ERP thành công?

Một dự án ERP thành công là kết quả của quá trình triển khai hệ thống quản trị tài nguyên doanh nghiệp (ERP) mà đã đáp ứng được những yêu cầu và mục tiêu đề ra ban đầu của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Dưới đây là những yếu tố quan trọng giúp định nghĩa một dự án ERP thành công:

Đáp ứng yêu cầu kinh doanh

Một dự án ERP thành công phải đáp ứng đầy đủ và chính xác các yêu cầu kinh doanh mà doanh nghiệp muốn đạt được. Hệ thống ERP phải được tùy chỉnh và tích hợp một cách chặt chẽ để phù hợp với quy trình và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Hoàn thành đúng tiến độ

Dự án ERP thành công là dự án đã được hoàn thành đúng tiến độ dự kiến. Tính chính xác trong lập kế hoạch và quản lý thời gian là yếu tố cần thiết để đảm bảo dự án không gặp trục trặc về thời gian và được triển khai đúng hạn.

Trong phạm vi kinh phí

Một dự án ERP thành công không chỉ hoàn thành đúng tiến độ mà còn nằm trong phạm vi kinh phí được giao. Quản lý tài chính và dự toán là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách đã được xác định.

Chất lượng và hiệu suất

Hệ thống ERP cần đáp ứng yêu cầu về chất lượng và hiệu suất. Điều này đảm bảo hệ thống hoạt động một cách ổn định, ít lỗi và đáp ứng được khối lượng công việc của doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Sự tham gia của người dùng

Thành công của dự án ERP phụ thuộc vào mức độ tham gia của người dùng cuối trong quá trình triển khai và sử dụng hệ thống. Để đảm bảo sự chấp nhận và hài lòng của người dùng, cần đào tạo và hỗ trợ họ một cách tốt nhất.

Đạt được lợi ích kỳ vọng

Mục tiêu của một dự án ERP là mang lại lợi ích kỳ vọng cho doanh nghiệp. Dự án được coi là thành công khi đạt được những lợi ích đã được xác định từ ban đầu, như tăng năng suất, cải thiện quy trình, giảm thiểu chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Sự hỗ trợ và duy trì sau triển khai

Để duy trì hiệu quả của hệ thống ERP, sự hỗ trợ và duy trì sau khi triển khai là rất quan trọng. Một dự án ERP thành công cần có kế hoạch hỗ trợ dài hạn để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đáp ứng được sự biến đổi của doanh nghiệp.

05 Case study ứng dụng thành công hệ thống ERP

Case study 1: Vinamilk

Hiện nay, Vinamilk đã không còn là một cái tên xa lạ đối với công chúng. Để quản lý một doanh nghiệp lớn như hiện nay, việc áp dụng hệ thống ERP đã chơi một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoạt động sản xuất và quản lý kinh doanh. Trước khi áp dụng ERP, Vinamilk đã gặp nhiều khó khăn khi chỉ sử dụng các công cụ thủ công như excel hoặc các phần mềm cũ như Foxpro trong quá trình quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc ứng dụng hệ thống ERP của Vinamilk trên toàn bộ phạm vi hoạt động của công ty đã mang lại những thay đổi tích cực:

• Quản lý và thực hiện hoạt động công ty được thực hiện chặt chẽ và tránh được các rủi ro trong kế toán.
• Công tác tài chính và kế toán trở nên thuận lợi hơn nhờ sự phân quyền và phân cấp rõ ràng.
• Các khâu sản xuất, quản lý khách hàng, và điều hành sản xuất được thực hiện tốt hơn, giúp giảm thiểu các rủi ro đáng kể.

Nhờ ứng dụng hệ thống ERP, Vinamilk đã nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được sự minh bạch trong quản lý doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp tăng cường sức cạnh tranh mà còn đem lại lợi ích to lớn cho sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai.

Case study 2: NESTA

NESTA, một tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực thiết kế và thi công nội thất tại Hưng Yên, nổi tiếng với các sản phẩm mang phong cách hiện đại và lấy cảm hứng từ Italia. Các thiết kế đơn giản, tinh tế và sang trọng của NESTA đã chinh phục lòng tin của khách hàng. Sự tận tụy tới từng chi tiết, từ ván gỗ cho đến những chi tiết nhỏ, đều được lựa chọn từ những thương hiệu uy tín trong và ngoài nước, cam kết đảm bảo chất lượng cao nhất cho mỗi sản phẩm. Mục tiêu chính của NESTA là kết hợp công năng sử dụng và thẩm mỹ tinh tế cho từng công trình nội thất.

Dự án triển khai hệ thống ERP tại NESTA sẽ được thực hiện qua các giai đoạn chính như sau:

• Giai đoạn 1: Triển khai phần sản xuất, bao gồm quản lý Bill of Materials (BoM), nguyên vật liệu, quy trình sản xuất,…
• Giai đoạn 2: Triển khai phần nhân sự, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương,…

Bằng việc áp dụng giải pháp ERP, NESTA đã giải quyết những hạn chế trong hoạt động sản xuất và quản lý nhân sự, giúp quá trình kinh doanh trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Hệ thống ERP sẽ hỗ trợ NESTA tối ưu hóa các quy trình, tăng cường tính linh hoạt và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Case study 3: Thegioididong

Hiện tại, các cửa hàng đang gửi thông tin đơn hàng tới một trung tâm tiếp nhận đơn hàng trung ương, nơi mà dữ liệu được nhập vào, hóa đơn được in và thanh toán. Tuy nhiên, điều này đã gây tắc nghẽn vào giờ cao điểm do sự tham gia của nhiều người như nhân viên bán hàng, thu ngân và quản lý cửa hàng trong mỗi đợt bán hàng. Việc xác định phần thưởng cho từng người trong tình huống này trở nên phức tạp.

Phương thức quản lý thủ công đã làm quá trình tra cứu, kiểm tra thông tin bảo hành và cập nhật giá cả trở nên phức tạp, gây mất thời gian cho nhân viên và khiến khách hàng phải chờ đợi lâu hơn.

Tuy nhiên, sau khi áp dụng hệ thống ERP, Thế giới di động đã ghi nhận những bước tiến vượt bậc trong công tác quản lý. Công tác quản lý bán hàng, quan hệ khách hàng, tài chính kế toán, nhân sự và quản lý công việc tổng thể đều được thực hiện một cách thông suốt. Đặc biệt, gần đây, Thế Giới Di Động đã chuyển sang quy trình logistics số hóa để cải thiện chuỗi cung ứng, đảm bảo giao hàng nhanh chóng và thuận tiện hơn cho khách hàng.

Case study 5: Công ty dược –  Vật tư y tế Lào Cai

Công ty Cổ phần Dược phẩm Lào Cai (LaoCai Pharma) thành lập vào năm 2003, là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực phân phối dược phẩm, sở hữu mạng lưới bán buôn và bán lẻ trải rộng trên toàn quốc. Với gần 20 năm phát triển, công ty đã ghi dấu ấn đáng chú ý và cung cấp những sản phẩm chất lượng cho người tiêu dùng.

Nhằm mở rộng quy mô phát triển, hoàn thành sứ mệnh của doanh nghiệp và bắt kịp xu hướng công nghệ hiện đại, Công ty Cổ phần Dược phẩm Lào Cai quyết định thực hiện chuyển đổi số toàn diện bằng việc áp dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP. Trong dự án này, IZISolution hân hạnh được đồng hành và là đối tác của LaoCai Pharma. Dự án đã chính thức bắt đầu vào ngày 03/11/2022, đánh dấu bước khởi đầu cho sự hợp tác giữa IZISolution và LaoCai Pharma.

Trong quá trình triển khai dự án, IZISolution và LaoCai Pharma đặc biệt tập trung vào việc xác định thành phần cần thiết và xây dựng đội ngũ tham gia triển khai phần mềm. Nhờ vào kinh nghiệm từ việc triển khai hệ thống quản lý phân phối cho ngành dược phẩm trong quá khứ, IZISolution đã tư vấn và hỗ trợ LaoCai Pharma xây dựng một đội ngũ triển khai chuyên nghiệp, phù hợp với dự án.

LaoCai Pharma quyết tâm xây dựng và ứng dụng các quy trình làm việc mới, nhằm nâng cao năng lực số hóa cho toàn bộ đội ngũ nhân sự. Đội dự án đã tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ của IZISolution để khảo sát, thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý phân phối một cách hiệu quả nhất.

Bài học rút ra từ các Case study ứng dụng hệ thống ERP

Dựa trên các case study về ứng dụng ERP thành công trong doanh nghiệp, chúng ta có thể rút ra một số bài học quan trọng sau đây:

Hiệu quả tối ưu hóa hoạt động kinh doanh

Các doanh nghiệp đã triển khai thành công hệ thống ERP thường đã cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động của mình. Hệ thống ERP giúp tích hợp và tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ quản lý tổng thể đến quản lý sản xuất, bán hàng, tài chính và nhân sự. Điều này giúp tăng cường tính hiệu quả và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

• Tăng cường tính hiệu quả sản xuất: Các doanh nghiệp đã áp dụng thành công ERP thường tăng cường tính hiệu quả trong quản lý sản xuất. Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa việc lập kế hoạch sản xuất, quản lý vận hành dây chuyền sản xuất và tự động hóa các quy trình. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể sản xuất hiệu quả hơn, giảm thiểu lãng phí, đồng thời nắm bắt được tồn kho và quản lý tài nguyên một cách chính xác.
• Cải thiện quy trình bán hàng và quản lý khách hàng: ERP hỗ trợ tích hợp các thông tin liên quan đến bán hàng và quản lý khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình bán hàng, từ việc xử lý đơn hàng đến theo dõi tình trạng thanh toán. Điều này giúp cải thiện quá trình bán hàng và tăng cường quan hệ khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng.
• Tối ưu hóa quản lý tài chính và kế toán: ERP cung cấp công cụ quản lý tài chính và kế toán hiệu quả, giúp tự động hóa việc ghi nhận giao dịch, lập báo cáo tài chính và quản lý hạch toán. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược và kế hoạch tài chính hiệu quả hơn.

Tăng cường tính minh bạch và quản lý thông tin

Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và chia sẻ thông tin một cách minh bạch và nhanh chóng. Nhờ đó, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu chung, đảm bảo tính chính xác và đồng nhất của thông tin. Điều này giúp quản lý đưa ra quyết định dựa trên cơ sở thông tin chính xác và chuẩn mực hơn.

• Tích hợp thông tin liên kết: Hệ thống ERP tạo điều kiện thuận lợi để các bộ phận trong doanh nghiệp có thể chia sẻ và truy cập thông tin một cách liên tục và minh bạch. Thông tin từ quy trình kinh doanh, sản xuất, bán hàng, tài chính và nhân sự được tích hợp và cập nhật đồng thời trên cùng một nền tảng. Điều này giúp loại bỏ sự tách biệt thông tin và tăng cường tính minh bạch giữa các bộ phận, đồng thời giảm thiểu sai sót trong việc trao đổi thông tin.
• Hỗ trợ quản lý quy trình và luồng công việc: Hệ thống ERP cung cấp các công cụ quản lý quy trình và luồng công việc tự động hóa, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sự can thiệp của con người. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và làm việc trên hệ thống chung, từ đó nâng cao tính minh bạch và hiệu quả làm việc.
• Cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy: Hệ thống ERP giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin. Thông tin được nhập vào hệ thống chỉ một lần và được lưu trữ một cách đáng tin cậy. Điều này giúp tránh sai sót do việc nhập thông tin lặp lại và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
• Hỗ trợ quản lý tập trung và đa cấp: Hệ thống ERP cung cấp khả năng quản lý tập trung và đa cấp, cho phép lãnh đạo và quản lý có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và dễ dàng điều hành toàn bộ doanh nghiệp. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch trong quyết định chiến lược và theo dõi hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.
• Hỗ trợ đáp ứng yêu cầu pháp lý và quản lý rủi ro: Hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp duyệt, lưu trữ và quản lý dữ liệu liên quan đến yêu cầu pháp lý. Điều này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc không đáp ứng yêu cầu pháp lý.

Giảm thiểu sai sót và rủi ro nhờ hệ thống ERP

ERP giúp tự động hóa các quy trình kinh doanh, giảm thiểu sự can thiệp của con người và do đó giảm nguy cơ sai sót. Điều này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực yêu cầu tính chính xác cao như quản lý tồn kho, tài chính và kế toán. ERP cũng cung cấp hệ thống kiểm soát nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro và gian lận.

• Tự động hóa quy trình kinh doanh: Hệ thống ERP cho phép tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, từ nhập liệu dữ liệu đến xử lý giao dịch và cập nhật thông tin. Tính tự động hóa giúp loại bỏ sự can thiệp của con người và giảm thiểu sai sót do việc nhập liệu thủ công. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin.
• Quản lý tồn kho và vận chuyển chính xác: Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tồn kho một cách chính xác. Nhờ tích hợp thông tin vận chuyển và giao nhận, doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về quá trình lưu kho và vận chuyển hàng hóa, từ đó giảm thiểu sai sót và rủi ro liên quan đến lỗi lưu kho và giao nhận hàng.
• Kiểm soát nội bộ và bảo mật dữ liệu: Hệ thống ERP cung cấp các cơ chế kiểm soát nội bộ và bảo mật dữ liệu, giúp doanh nghiệp ngăn chặn các hành vi gian lận và lạm dụng thông tin. Các chính sách kiểm soát nội bộ và phân quyền truy cập dữ liệu giúp giảm thiểu rủi ro về việc tiết lộ thông tin quan trọng.
• Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác: Hệ thống ERP cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy cho quản lý, từ đó giúp họ đưa ra quyết định kịp thời và chính xác hơn. Việc quyết định dựa trên dữ liệu chính xác giảm thiểu rủi ro liên quan đến quyết định sai lầm hoặc không đáng tin cậy.

Hệ thống ERP tối ưu hóa quản lý nhân sự

ERP hỗ trợ quản lý nhân sự một cách hiệu quả, từ quản lý hồ sơ nhân viên, tính lương, đến theo dõi hiệu suất và tăng cường đào tạo. Điều này giúp tăng năng suất lao động và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát triển kỹ năng và tiềm năng cá nhân.

• Quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả: Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả và tự động hóa các quy trình liên quan. Từ việc lưu trữ thông tin cá nhân, lịch sử làm việc đến quá trình xử lý hồ sơ tuyển dụng và thăng chức, hệ thống ERP giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho các công việc quản lý nhân sự.
• Quản lý chấm công và tính lương chính xác: Hệ thống ERP hỗ trợ quản lý chấm công và tính lương tự động, giúp giảm thiểu sai sót trong việc tính toán lương và đảm bảo tính chính xác và công bằng cho nhân viên. Điều này giúp nâng cao sự hài lòng và động viên nhân viên làm việc chăm chỉ và hiệu quả.
• Đào tạo và phát triển nhân sự: Hệ thống ERP cung cấp thông tin về hiệu suất lao động và kỹ năng của từng nhân viên, từ đó giúp quản lý đưa ra kế hoạch đào tạo và phát triển phù hợp. Điều này giúp tăng cường năng lực và tiềm năng cá nhân của nhân viên, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để họ đóng góp tốt hơn cho doanh nghiệp.

Hệ thống ERP giúp nâng cao khả năng cạnh tranh

Ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hoá hoạt động và giảm thiểu chi phí, từ đó cải thiện cạnh tranh trên thị trường. Sự minh bạch và tính chính xác của thông tin cũng giúp tăng cường niềm tin từ phía khách hàng và đối tác kinh doanh.

• Quyết định dựa trên dữ liệu thông minh: ERP cung cấp dữ liệu và thông tin chính xác, đáng tin cậy để quản lý có thể đưa ra các quyết định chiến lược và kinh doanh dựa trên sự phân tích và đánh giá hiệu quả. Việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thông minh giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh trong việc thích ứng với môi trường kinh doanh biến đổi và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng.
• Cải thiện quan hệ khách hàng: ERP tích hợp thông tin về khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, giúp tạo ra cái nhìn tổng quan về quan hệ khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tốt hơn, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và tạo ra mối quan hệ bền vững, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Lời kết

Qua việc rút ra bài học từ các case study về ứng dụng ERP thành công, chúng ta có thể thấy rõ rằng việc triển khai hệ thống quản trị tài nguyên doanh nghiệp (ERP) đóng góp to lớn vào sự thành công và phát triển bền vững của các doanh nghiệp. Hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý thông tin, mà còn là một yếu tố quyết định quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường cạnh tranh trên thị trường.