Ngành Bán lẻ: Các Case study ứng dụng phần mềm ERP thành công

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển vượt bậc, việc áp dụng phần mềm ERP đã trở thành một xu hướng không thể thiếu trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Ngành bán lẻ, với tính cạnh tranh cao và đa dạng trong quy trình hoạt động, đã nhanh chóng nhận ra tiềm năng mà phần mềm ERP mang lại.

Trong bài viết này, Blog.sis.vn sẽ cùng tìm hiểu về các case study ứng dụng phần mềm ERP thành công trong ngành bán lẻ. Chúng ta sẽ đi sâu vào câu chuyện của một doanh nghiệp bán lẻ đã dùng phần mềm ERP để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu suất hoạt động và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của thị trường đầy biến đổi.

Cùng nhau khám phá cách mà việc triển khai phần mềm ERP đã giúp doanh nghiệp này vượt qua những thách thức, tạo ra sự thay đổi đột phá và trở thành một điển hình mẫu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong lĩnh vực bán lẻ.

Hệ thống ERP là gì?

ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning,” tiếng Việt dịch là “Quản trị nguồn lực doanh nghiệp.” Đây là một hệ thống phần mềm tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Phần mềm ERP có khả năng tập hợp, lưu trữ và quản lý dữ liệu từ các phòng ban và quy trình khác nhau trong doanh nghiệp. Thông qua việc tích hợp dữ liệu, ERP giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, và tăng cường khả năng ra quyết định của doanh nghiệp.

Nhờ vào tính toàn diện và tích hợp, phần mềm ERP giúp nâng cao sự hiểu biết về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó tăng cường khả năng quản lý và giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược thông minh hơn. Vì vậy, ERP đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Ngành bán lẻ là gì?

Ngành bán lẻ (Retail) là một phần trong ngành kinh doanh và thương mại, dành riêng cho việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng. Trong ngành bán lẻ, các sản phẩm và dịch vụ được bán thông qua các cửa hàng, siêu thị, trung tâm mua sắm, trang web bán hàng trực tuyến và các kênh bán hàng khác.

Các doanh nghiệp bán lẻ có thể là các cửa hàng nhỏ, chuỗi cửa hàng, siêu thị, trung tâm mua sắm, cửa hàng đặc biệt, cửa hàng trực tuyến và các hình thức kinh doanh khác. Ngành bán lẻ có sự đa dạng về loại hình sản phẩm, từ hàng tiêu dùng hàng ngày như thực phẩm, quần áo, giày dép, đồ gia dụng, đồ điện tử, đến các sản phẩm đắt tiền và xa xỉ.

Các hoạt động trong ngành bán lẻ bao gồm mua hàng từ các nhà cung cấp, lưu trữ và quản lý hàng tồn kho, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, quảng bá và bán hàng, quản lý doanh số bán hàng và thu tiền, và cung cấp dịch vụ hậu mãi.

Ngành bán lẻ có sự cạnh tranh cao, do đó các doanh nghiệp bán lẻ thường phải nỗ lực liên tục để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Trong thời đại công nghệ số, ngành bán lẻ cũng đối mặt với những thay đổi nhanh chóng và phải tận dụng hiệu quả các công nghệ mới để tạo lợi thế cạnh tranh.

Thực trạng quản lý ngành bán lẻ hiện nay

Tăng trưởng của thương mại điện tử

Thương mại điện tử và mua sắm trực tuyến đang phát triển vượt bậc, hấp dẫn đông đảo người tiêu dùng với tính tiện lợi vượt trội. Nhận thức về xu hướng này, các nhà bán lẻ đã tận dụng việc xây dựng các nền tảng thương mại điện tử mạnh mẽ và tối ưu hóa sự hiện diện trực tuyến của họ.

Chiến lược đa kênh trong ngành bán lẻ

Các nhà bán lẻ đã áp dụng chiến lược đa kênh, giúp mang đến trải nghiệm mua sắm liền mạch trên nhiều kênh khác nhau, bao gồm cửa hàng thực, trang web, ứng dụng di động và cả nền tảng truyền thông xã hội. Sự tích hợp thông tin từ các kênh này đã trở thành yếu tố quan trọng để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Cá nhân hóa và trải nghiệm khách hàng

Ngày nay, người tiêu dùng mong muốn nhận được trải nghiệm mua sắm cá nhân hóa, dù là trực tuyến hay tại cửa hàng. Các nhà bán lẻ đã chú trọng sử dụng phân tích dữ liệu và nắm vững thông tin sâu sắc về khách hàng để cung cấp những chiến dịch tiếp thị nhắm mục tiêu, gợi ý sản phẩm cá nhân hóa và mang đến trải nghiệm mua sắm phù hợp.

Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu

Với lượng dữ liệu khổng lồ hiện có, các nhà bán lẻ ngày càng phụ thuộc vào phân tích dữ liệu để đưa ra những quyết định thông minh. Họ sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa quản lý tồn kho, chiến lược định giá, hoạt động của chuỗi cung ứng và các chiến dịch tiếp thị.

Quản lý chuỗi cung ứng ngành bán lẻ

Các nhà bán lẻ không ngừng nỗ lực cải thiện hoạt động chuỗi cung ứng của mình để đảm bảo quản lý tồn kho hiệu quả, giao hàng đúng hẹn và tối ưu hóa chi phí. Điều này liên quan đến việc áp dụng các công nghệ tiên tiến như theo dõi RFID, phần mềm quản lý tồn kho và hệ thống kho tự động.

RFID (Radio-Frequency Identification) là một công nghệ nhận diện tự động, được sử dụng để nhận dạng và theo dõi các đối tượng thông qua sóng radio. Hệ thống RFID bao gồm các thẻ RFID chứa chip và ăng-ten, cùng với các đầu đọc RFID (RFID reader) để tương tác với các thẻ này. Khi thẻ RFID được đưa vào phạm vi tương tác với đầu đọc, thông tin từ thẻ sẽ được truyền qua sóng radio để nhận diện và thu thập dữ liệu.

Case study doanh nghiệp ngành bán lẻ ứng dụng ERP thành công

Homefarm

HOMEFARM là một hệ thống bán lẻ chuyên nhập khẩu thực phẩm, đặc biệt là các sản phẩm như thịt bò Mỹ – Úc, cá hồi tươi nhập khẩu và thủy hải sản xuất nhập khẩu. Với cam kết luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, Homefarm hướng đến mục tiêu trở thành hệ thống bán lẻ tiên phong mang đến những sản phẩm chất lượng quốc tế cho người tiêu dùng tại Việt Nam.

Tuy nhiên, hệ thống quản lý bán hàng trước đây với hơn 200 điểm bán và gần 300 người dùng thường xuyên gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu sử dụng. Vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh mà còn làm giảm trải nghiệm của khách hàng.

Thời gian thực hiện dự án dự kiến là 6 tháng.

Sau khi hoàn tất việc nâng cấp, phần mềm quản lý bán hàng mới được kỳ vọng sẽ đáp ứng khả năng mở rộng của Homefarm lên tới 400 cửa hàng và giúp tăng cường hiệu suất vận hành. Ngoài ra, nhiều phân hệ mới trong phần mềm ERP cũng được triển khai như Mua hàng, Kho và Kế toán, nhằm đồng bộ hóa các khâu hoạt động, nâng cao trải nghiệm người dùng và quản trị doanh nghiệp một cách tốt hơn.

Belluni

Belluni đã trở thành thương hiệu thời trang nam cao cấp uy tín, với hơn 100 cửa hàng bán lẻ trải dài khắp cả nước. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý, Belluni đã gặp nhiều khó khăn do sử dụng các phần mềm rời rạc. Cán bộ nhân viên thường gặp khó khăn trong việc theo dõi và so sánh dữ liệu trong nhiều năm, cũng như trong việc lập các báo cáo quản trị bán hàng và phân tích. Các bộ phận và vị trí khác nhau thường phải làm lại các công việc tương tự, làm lãng phí nguồn lực và thời gian của công ty. Đặc biệt, hệ thống dữ liệu của Belluni thiếu tính liên kết và sự xuyên suốt, gây khó khăn cho các bộ phận tạo báo cáo, đôi khi phải dành hàng giờ để tạo các báo cáo thủ công.

Nhận ra những hạn chế này và để nâng cao khả năng cạnh tranh, Belluni đã quyết định chọn giải pháp ERP để thực hiện việc chuyển đổi số toàn diện và đón đầu thời đại mới. Với việc triển khai các module nổi bật như Kế toán tài chính, Quản trị mua hàng, Quản trị bán hàng và Quản trị kho, Belluni đã đạt được sự tối ưu hoá hệ thống quản lý toàn diện.

Sau khi triển khai thành công ERP, hệ thống dữ liệu liên quan đến doanh thu, chi phí, khách hàng và các chiến dịch Marketing áp dụng trên nhiều chuỗi cửa hàng đã được kiểm soát một cách nhanh chóng, tránh thất thoát và rủi ro. Ngoài ra, các công cụ hỗ trợ báo cáo thông minh đa chiều giúp ban lãnh đạo của doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và nhanh chóng hơn. Điều này giúp Belluni cải thiện hiệu suất hoạt động và tăng cường đà tiến lên phía trước trong thị trường ngày càng cạnh tranh.

Giải pháp ERP đặc thù cho ngành bán lẻ

Hệ thống điểm bán lẻ POS

Hệ thống điểm bán lẻ POS (Point of Sale) là một phần trong hệ thống ERP được sử dụng tại các điểm bán lẻ hoặc cửa hàng thực tế để thực hiện các giao dịch bán hàng và quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày. POS thường được sử dụng để ghi nhận và xử lý các giao dịch mua hàng của khách hàng, từ việc chọn sản phẩm, tính toán giá cả, xử lý thanh toán và cung cấp hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng.

Một hệ thống ERP bán lẻ thường bao gồm một mô-đun POS, giúp hỗ trợ các giao dịch bán hàng tại điểm bán lẻ hoặc cửa hàng thực tế. Nó cho phép quản lý bán hàng, tồn kho và xử lý thanh toán một cách hiệu quả. Mô-đun POS được tích hợp với các thành phần ERP khác để cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về mức tồn kho và dữ liệu khách hàng.

Một số tính năng chính của hệ thống điểm bán lẻ POS bao gồm:

• Ghi nhận giao dịch bán hàng: Hệ thống POS ghi nhận thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả và tổng tiền mỗi khi có giao dịch bán hàng.
• Quản lý hàng tồn kho: POS giúp cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực và giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho còn lại và thông tin về sản phẩm.
• Xử lý thanh toán: Hệ thống POS hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản, ví điện tử,…
• Quản lý khách hàng: POS cho phép lưu trữ thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng, giúp doanh nghiệp xây dựng các chương trình khuyến mãi và khách hàng thân thiết.
• Báo cáo và phân tích: Hệ thống POS cung cấp các báo cáo và phân tích về doanh thu, lợi nhuận và hiệu suất kinh doanh, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản lý và chiến lược kinh doanh.

Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

Chức năng CRM trong hệ thống ERP bán lẻ giúp quản lý và phân tích các tương tác và dữ liệu của khách hàng. Nó cho phép doanh nghiệp theo dõi sở thích của khách hàng, lịch sử mua hàng, chương trình khách hàng thân thiết và cung cấp các công cụ cho các chiến dịch tiếp thị được nhắm mục tiêu và quản lý dịch vụ khách hàng.

Quản trị bán hàng

Tính năng quản trị bán hàng được tích hợp với POS cho phép các giao dịch bán hàng liền mạch và đồng bộ hóa theo thời gian thực giữa hệ thống ERP và thiết bị đầu cuối POS của cửa hàng bán lẻ. Nó bao gồm các tính năng như quét mã vạch, xử lý thanh toán, giảm giá, khuyến mãi, cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực và báo cáo bán hàng.

Quản trị mua hàng

Tính năng này giúp các nhà bán lẻ hợp lý hóa quy trình mua sắm của họ, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và theo dõi đơn đặt hàng. Nó bao gồm các chức năng như yêu cầu mua hàng, tạo đơn đặt hàng, quản lý nhà cung cấp, quy trình phê duyệt tự động và theo dõi đơn hàng.

Quản lý kho trong ngành bán lẻ

Tính năng này tập trung vào việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho trên nhiều địa điểm, nhà kho và kênh. Nó bao gồm các chức năng như theo dõi hàng tồn kho, chuyển hàng, định giá hàng tồn kho, dự báo nhu cầu, thực hiện đơn hàng và tự động bổ sung hàng tồn kho để tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho dư thừa. Hệ thống ERP hỗ trợ theo dõi số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng và thông tin liên quan về từng lô hàng. Điều này đặc biệt hữu ích khi quản lý các mặt hàng có hạn sử dụng hoặc yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về chất lượng.

Quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp bán lẻ duy trì sự linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Kế toán

Mô-đun kế toán trong hệ thống ERP bán lẻ tập trung vào quản lý tài chính và các quy trình kế toán dành riêng cho ngành bán lẻ. Nó hỗ trợ quản lý các khoản phải trả và phải thu, theo dõi chi phí, tạo báo cáo tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.

Quản lý nhân sự

Mô-đun này quản lý các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, lập lịch trình, theo dõi thời gian làm việc và điểm danh, xử lý bảng lương và đánh giá hiệu suất. Mô-đun này giúp hợp lý hóa các quy trình nhân sự và cải thiện hiệu quả quản lý lực lượng lao động.

Email Marketing

Chức năng này cho phép doanh nghiệp thiết kế, tự động hóa và theo dõi các chiến dịch tiếp thị qua email. Nó cung cấp các công cụ để tạo các chiến dịch email được nhắm mục tiêu, quản lý danh sách người đăng ký, theo dõi tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp qua email cũng như phân tích hiệu suất chiến dịch.

Các tính năng ERP cụ thể này phục vụ cho các hoạt động cốt lõi của các doanh nghiệp bán lẻ, cung cấp các công cụ quản lý toàn diện. Triển khai một hệ thống ERP với các tính năng này có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện quy trình ra quyết định và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh tổng thể trong ngành bán lẻ.

Lời kết

Qua việc nghiên cứu và thực hiện case study về ứng dụng phần mềm ERP trong ngành Bán lẻ, chúng ta đã nhận thấy rõ ràng sự quan trọng và thành công của việc triển khai hệ thống ERP trong lĩnh vực này. Các doanh nghiệp bán lẻ ngày càng nhận ra rằng, để tồn tại và cạnh tranh trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, việc tối ưu hóa quy trình và quản lý toàn diện là không thể thiếu.

Trong trường hợp của Homefarm – một hệ thống bán lẻ thực phẩm nhập khẩu, việc triển khai thành công ERP Odoo 14 đã tạo ra những hiệu quả đáng kể. Hệ thống POS tích hợp, quản trị quan hệ khách hàng (CRM), quản trị bán hàng, quản trị mua hàng, quản lý kho, kế toán, nhân sự và Email Marketing đã cùng nhau hỗ trợ cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty.

Kết quả của case study này đã thể hiện rõ rằng việc triển khai phần mềm ERP trong ngành Bán lẻ không chỉ là một xu hướng mà còn là một nhu cầu cấp bách để phát triển và cạnh tranh hiệu quả. Sự thành công của Homefarm là một minh chứng rõ ràng cho việc ứng dụng phần mềm ERP là một giải pháp hiệu quả và tiên tiến để đưa doanh nghiệp bán lẻ tiến tới sự phát triển bền vững trong thời đại số hóa và cách mạng công nghiệp 4.0.