Truyền thông nội bộ – Vai trò và các hiểu lầm thường gặp

Truyền thông nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh và gắn kết nhân viên một cách hiệu quả. Bài viết dưới đây Blog.sis.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này nhé.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là quá trình cung cấp các nội dung và thông điệp quan trọng đến cá nhân và bộ phận trong doanh nghiệp, đảm bảo rằng thông tin được chuyển đến đúng người và vào thời điểm thích hợp. Đây là một kênh truyền thông nội bộ, tạo ra sự tương tác hai chiều giữa các nhân viên và giữa doanh nghiệp và nhân viên, đồng thời góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ bao gồm việc truyền tải thông tin quan trọng thông qua các phương tiện như cuộc họp, email, tin nhắn nội bộ, blog nội bộ, và sử dụng các công cụ trực tuyến. Đây là những phương pháp cho phép các nhân viên và các bộ phận trong doanh nghiệp tương tác, trao đổi thông tin và ý kiến, đồng thời hình thành và duy trì văn hóa doanh nghiệp.

Các hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ

Có 4 sự nhầm lẫn về nhận định giữa truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự:

Truyền thông nội bộ chính là văn hóa doanh nghiệp: Không chỉ là văn hóa doanh nghiệp mà nó là một phần trong việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Đây là quá trình truyền đạt thông tin và tạo sự tương tác trong tổ chức, trong khi văn hóa doanh nghiệp bao gồm các giá trị, niềm tin, thái độ và hành vi của tổ chức.
Truyền thông nội bộ và PR in-house là một: Truyền thông nội bộ và PR in-house là hai khái niệm khác nhau. Truyền thông nội bộ tập trung vào việc truyền tải thông tin và tạo sự tương tác trong tổ chức, trong khi PR in-house là hoạt động quảng bá và quản lý hình ảnh của tổ chức đối với công chúng bên ngoài.
Truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự là một hoạt động: Truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự là hai hoạt động riêng biệt trong doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ tập trung vào việc truyền tải thông tin và tạo sự tương tác trong tổ chức, trong khi quản lý nhân sự tập trung vào việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức.
Truyền thông nội bộ chỉ là tổ chức sự kiện, văn nghệ nội bộ: Không chỉ bao gồm tổ chức sự kiện và văn nghệ nội bộ. Nó còn bao gồm các hoạt động truyền thông khác như gửi email, tin nhắn nội bộ, viết blog nội bộ và sử dụng các công cụ làm việc trực tuyến để truyền tải thông tin và tạo sự tương tác trong tổ chức.

Truyền thông nội bộ chính là văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ không phải chính là văn hóa doanh nghiệp, mà nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Hoạt động này đóng góp đáng kể vào việc hình thành và lan tỏa giá trị, niềm tin, thái độ và hành vi chung trong tổ chức.

Truyền thông nội bộ là một công cụ để truyền tải thông tin, tin tức và ý kiến quan trọng trong tổ chức, từ các cấp quản lý đến nhân viên và ngược lại. Qua việc này, các thông điệp về mục tiêu, giá trị, chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp được truyền đạt một cách rõ ràng và hiệu quả.

Bộ phận này giúp tạo ra một môi trường làm việc gắn kết, nơi mà nhân viên cảm thấy thông tin được chia sẻ một cách minh bạch, được đánh giá cao ý kiến và góp ý của mình. Nó cung cấp một kênh để giao tiếp, tương tác và xây dựng sự đồng thuận trong tổ chức.

Tuy nhiên, truyền thông nội bộ chỉ là một phần trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp bao gồm cả các giá trị, niềm tin, thái độ và hành vi của tổ chức, không chỉ trong việc truyền tải thông tin mà còn trong cách nhân viên tương tác với nhau và với khách hàng. Văn hóa doanh nghiệp thường được xây dựng dựa trên sự lãnh đạo, chính sách và quy trình của tổ chức, và điều này đóng vai trò quan trọng trong việc lan tỏa và củng cố văn hóa này.

Truyền thông nội bộ và PR in-house là một

Truyền thông nội bộ và PR in-house là hai khái niệm riêng biệt và không có nghĩa là một. Dưới đây là sự phân biệt giữa hai khái niệm này:

Truyền thông nội bộ: Truyền thông nội bộ là quá trình truyền đạt thông tin, tin tức và ý kiến quan trọng trong tổ chức, giữa các thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của truyền thông nội bộ là tạo ra sự giao tiếp hiệu quả, tương tác và gắn kết giữa các nhân viên và doanh nghiệp. Các hoạt động truyền thông nội bộ bao gồm tổ chức cuộc họp, gửi email nội bộ, sử dụng tin nhắn trong công ty, viết blog nội bộ, sử dụng các công cụ hỗ trợ công việc truyền thông trực tuyến và nhiều hình thức khác. Truyền thông nội bộ tập trung vào việc truyền tải thông tin nội bộ, góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp và tăng cường sự gắn kết trong tổ chức.
PR in-house: PR in-house đề cập đến việc doanh nghiệp tự quản lý và thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng (Public Relations) bên trong tổ chức mà không sử dụng dịch vụ của một công ty PR bên ngoài. PR in-house nhằm xây dựng và duy trì hình ảnh của doanh nghiệp, quản lý thông tin đối ngoại và tương tác với các công chúng bên ngoài. Công việc của PR in-house bao gồm viết báo cáo báo chí, xây dựng quan hệ với các phương tiện truyền thông, tổ chức sự kiện, đưa ra thông điệp phù hợp và đảm bảo một hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp.

Tổng quan, truyền thông nội bộ tập trung vào việc giao tiếp và tương tác trong tổ chức, trong khi PR in-house liên quan đến việc quản lý quan hệ công chúng và hình ảnh của doanh nghiệp với công chúng bên ngoài. Mặc dù hai khái niệm này có mục tiêu chung là tăng cường giao tiếp và tạo dựng hình ảnh cho doanh nghiệp, nhưng phương pháp và phạm vi hoạt động của chúng là khác nhau.

Nhầm lẫn với hoạt động quản lý nhân sự

Truyền thông nội bộ không phải là quản lý nhận sự

Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý nhân sự là một hiểu lầm phổ biến. Dưới đây là sự phân biệt giữa hai khái niệm này:

Truyền thông nội bộ: Đây là quá trình truyền đạt thông tin, tin tức và ý kiến quan trọng trong tổ chức, nhằm tạo sự giao tiếp hiệu quả và tương tác giữa các thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp. Mục tiêu của truyền thông nội bộ là truyền tải thông điệp, tạo sự hiểu biết và tạo dựng môi trường làm việc gắn kết, cùng nhau hướng tới mục tiêu và giá trị chung. Các phương tiện hỗ trợ công việc bao gồm cuộc họp, email, tin nhắn nội bộ, blog nội bộ, công cụ truyền thông nội bộ trực tuyến và nhiều hình thức khác.
Quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự là quá trình quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức. Nhiệm vụ của quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, xây dựng chính sách và quy trình, quản lý hiệu suất làm việc, đánh giá và đền bù nhân viên, và xây dựng một môi trường làm việc thuận lợi và năng động.

Mặc dù truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý nhân sự cùng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc hiệu quả, tuy nhiên, hai khái niệm này có các mục tiêu và phạm vi hoạt động khác nhau. Công việc này tập trung vào việc truyền tải thông tin và tạo sự tương tác giữa các thành viên trong tổ chức, trong khi quản lý nhân sự tập trung vào việc quản lý nguồn nhân lực, từ việc tuyển dụng và đào tạo đến việc quản lý hiệu suất và xây dựng môi trường làm việc tích cực.

Tuy nhiên, truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý nhân sự có sự tương quan mật thiết với nhau. Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin về chính sách, quy trình và các hoạt động quản lý nhân sự cho nhân viên. Đồng thời, quản lý nhân sự cần sử dụng các phương tiện truyền tải thông tin trong doanh nghiệp để tạo sự hiểu biết, giao tiếp và tương tác tốt với nhân viên. Sự kết hợp giữa truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự đóng góp vào việc xây dựng một tổ chức có hiệu suất cao và một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh.

Chỉ là tổ chức sự kiện, văn nghệ nội bộ

Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ là tổ chức sự kiện và văn nghệ nội bộ là một quan điểm hạn chế và chưa đầy đủ về vai trò và phạm vi của hoạt động này. Dưới đây là sự giải thích rõ hơn về điều này:

Truyền thông nội bộ không chỉ liên quan đến việc tổ chức sự kiện và văn nghệ nội bộ. Thực tế, nó bao gồm một loạt các hoạt động và phương tiện truyền thông để truyền tải thông tin và giao tiếp trong tổ chức. Các hoạt động này có thể bao gồm tổ chức cuộc họp, gửi email nội bộ, sử dụng tin nhắn trong công ty, viết blog nội bộ, sử dụng các công cụ truyền thông nội bộ trực tuyến như intranet, diễn đàn nội bộ, hoặc ứng dụng chat nội bộ, và nhiều hình thức khác.

Mục đích chính của hoạt động này là truyền tải thông tin, tin tức và ý kiến quan trọng trong tổ chức, tạo sự hiểu biết, tương tác và gắn kết giữa các thành viên. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc lành mạnh, tăng cường sự đồng thuận và đóng góp vào văn hóa doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện và văn nghệ nội bộ có thể là một phần của hoạt động truyền thông nội bộ, nhưngnó không chỉ giới hạn trong việc tổ chức những hoạt động này. Nó bao gồm việc truyền tải thông tin và giao tiếp trong tổ chức một cách liên tục và toàn diện, nhằm tạo sự hiểu biết, tham gia và đồng thuận từ các thành viên trong tổ chức.

Vì vậy, truyền thông nội bộ không chỉ dừng lại ở việc tổ chức sự kiện và văn nghệ nội bộ, mà nó bao gồm cả một loạt các hoạt động và phương tiện truyền thông để tạo sự giao tiếp, tương tác và gắn kết trong tổ chức.

4 Vai trò của truyền thông nội bộ

Truyền tải thông tin

Truyền thông nội bộ được coi là cổng thông tin của doanh nghiệp

Truyền tải thông tin là một trong những vai trò quan trọng nhất của truyền thông nội bộ trong tổ chức doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng thông tin cần thiết và quan trọng được chuyển đạt đến các thành viên trong tổ chức một cách hiệu quả và đáng tin cậy. Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng của việc truyền tải thông tin trong truyền thông nội bộ:

Chính xác: Truyền tải thông tin đòi hỏi sự chính xác và đáng tin cậy. Thông tin phải được truyền đạt một cách rõ ràng, không gian lẫn lộn và không bị biến tướng. Điều này đảm bảo rằng các thành viên trong tổ chức nhận được thông tin chính xác và có thể đưa ra quyết định dựa trên nền tảng thông tin đáng tin cậy.
Đúng thời điểm: Truyền tải thông tin cần phải đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt vào thời điểm phù hợp. Điều này đảm bảo rằng thông tin mới nhất và quan trọng nhất được cung cấp đúng lúc, tránh việc thông tin bị lạc hậu và mất tính hiệu lực.
Đồng nhất: Truyền tải thông tin cần phải đảm bảo tính đồng nhất trong nội dung và phong cách truyền đạt. Thông tin được truyền đạt theo một cách thức thống nhất và nhất quán, giúp tạo sự hiểu biết và gắn kết trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều nhận được cùng một thông điệp và hiểu rõ về các thông tin quan trọng.
Phù hợp với đối tượng: Truyền tải thông tin cần phù hợp với đối tượng nhận thông tin. Các thông điệp và nội dung được điều chỉnh để phù hợp với kiến thức, quan điểm và nhu cầu của từng nhóm nhân viên. Điều này đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả và gây được sự quan tâm và tham gia từ phía người nhận.
Sử dụng các phương tiện truyền thông phù hợp: Truyền tải thông tin có thể sử dụng nhiều phương tiện và kênh truyền thông khác nhau, như email, hội nghị, hội thảo, bản tin nội bộ, intranet, diễn đàn trực tuyến, video, và nhiều hình thức khác. Việc sử dụng các phương tiện truyền thông phù hợp giúp đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả và thu hút sự quan tâm từ phía người nhận.

Tổ chức có một chiến lược truyền thông nội bộ chặt chẽ và phù hợp giúp đảm bảo rằng thông tin quan trọng và cần thiết được truyền tải một cách chính xác, đồng nhất và đáng tin cậy trong tổ chức. Điều này tạo ra một môi trường làm việc thông tin, tương tác và gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức, đồng thời góp phần xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp.

Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp là một trong những vai trò quan trọng của truyền thông nội bộ. Văn hóa doanh nghiệp định hình các giá trị, quan niệm và thái độ chung trong tổ chức, tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và gắn kết giữa các thành viên. Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng của xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp của hoạt động này:

Định hình giá trị và mục tiêu: Giúp xác định và truyền tải các giá trị cốt lõi của tổ chức và mục tiêu mà tổ chức hướng đến. Nó giúp nhân viên hiểu rõ về những gì tổ chức đặt giá trị và những mục tiêu mà họ cần hướng đến. Điều này tạo ra sự nhất quán và đồng thuận trong hành động và quyết định của mọi người trong tổ chức.
Giao tiếp và tương tác tích cực: Tạo điều kiện cho sự giao tiếp và tương tác tích cực giữa các thành viên trong tổ chức. Nó khuyến khích sự trao đổi ý kiến, ý tưởng và kiến thức giữa các bộ phận và cấp quản lý. Điều này góp phần xây dựng một môi trường làm việc mở, động lực và sáng tạo, nơi mọi người có thể cùng nhau hợp tác và đóng góp vào thành công của tổ chức.
Hình thành và duy trì đồng thuận: Giúp hình thành và duy trì đồng thuận trong tổ chức. Nó đảm bảo rằng thông tin quan trọng và quyết định được chia sẻ và hiểu rõ bởi mọi người trong tổ chức. Nó cung cấp một diễn đàn để thảo luận, giải quyết xung đột và đưa ra quyết định chung, tạo ra sự đồng thuận và đồng lòng trong việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức.
Tạo lòng tin và cam kết: Đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lòng tin và cam kết từ các thành viên trong tổ chức. Khi thông tin được truyền đạt một cách chính xác và đồng nhất, nhân viên cảm thấy tin tưởng vào sự minh bạch và trung thực của tổ chức. Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc có sự tương tác và cam kết cao, tạo động lực và đồng lòng trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức.

Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp thông qua truyền thông nội bộ giúp tạo ra một tổ chức mạnh mẽ và thành công, nơi mọi người cảm thấy đồng lòng, gắn kết và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.

Tạo sự tương tác và giao tiếp hiệu quả

Tạo các hoạt động kết nối mọi người trong doanh nghiệp

Tạo sự tương tác và giao tiếp hiệu quả là một trong những vai trò quan trọng của truyền thông nội bộ trong xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và gắn kết trong tổ chức. Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng của việc tạo sự tương tác và giao tiếp hiệu quả trong truyền thông nội bộ:

Tạo diễn đàn giao tiếp: Cung cấp các diễn đàn và nền tảng để nhân viên có thể giao tiếp và trao đổi thông tin. Các kênh giao tiếp như hội nghị, hội thảo, diễn đàn trực tuyến, email, và intranet đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho sự tương tác và giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức.
Khuyến khích ý kiến và ý tưởng: Khuyến khích sự đóng góp ý kiến và ý tưởng từ các thành viên trong tổ chức. Nó tạo ra một môi trường mở và đáng tin cậy, nơi mọi người có thể tự do thể hiện ý kiến của mình mà không bị sợ hãi hoặc bị đánh giá sai. Điều này khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp tích cực từ mọi người trong tổ chức.
Xây dựng kỹ năng giao tiếp: Cung cấp cơ hội để nhân viên phát triển và cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ. Nó tạo ra các hoạt động đào tạo, khóa học và tài liệu hướng dẫn để giúp nhân viên hiểu và áp dụng các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả. Điều này giúp xây dựng một môi trường giao tiếp chuyên nghiệp và tương tác tích cực trong tổ chức.
Xử lý xung đột và giải quyết vấn đề: Đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý xung đột và giải quyết vấn đề trong tổ chức. Nó cung cấp các công cụ và quy trình để các bên liên quan có thể trao đổi thông tin, thảo luận vấn đề và tìm ra giải pháp tốt nhất. Điều này giúp duy trì một môi trường làm việc hài hòa và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Tạo sự tương tác và giao tiếp hiệu quả trong truyền thông nội bộ giúp xây dựng một môi trường làm việc đáng sống, nơi mọi người có thể giao tiếp một cách mở và hiệu quả, đồng thời giúp giải quyết xung đột và đạt được sự đồng thuận trong tổ chức.

Xây dựng lòng tin và cam kết

Xây dựng lòng tin và cam kết là một trong những vai trò quan trọng của truyền thông nội bộ trong môi trường doanh nghiệp. Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng của việc xây dựng lòng tin và cam kết qua thông qua các hoạt động:

Truyền tải thông tin đáng tin cậy: Đảm bảo rằng thông tin quan trọng và quyết định được truyền tải một cách chính xác và đáng tin cậy. Sự minh bạch và trung thực trong việc truyền thông giúp xây dựng lòng tin từ nhân viên đối với tổ chức. Khi nhân viên tin tưởng vào thông tin mà họ nhận được, họ sẽ cảm thấy an tâm và cam kết hơn trong công việc của mình.
Tạo sự tương tác và thảo luận: Cung cấp một diễn đàn cho sự tương tác và thảo luận giữa các thành viên trong tổ chức. Sự tương tác này tạo ra cơ hội cho việc chia sẻ ý kiến, ý tưởng và quan điểm, từ đó xây dựng lòng tin và cam kết của nhân viên đối với tổ chức. Khi mọi người có thể tham gia vào quá trình ra quyết định và được lắng nghe, họ cảm thấy được coi trọng và cam kết hơn đối với mục tiêu chung của tổ chức.
Xây dựng môi trường làm việc đáng sống: Đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc đáng sống, nơi mọi người cảm thấy đồng lòng và gắn kết với tổ chức. Bằng cách truyền tải thông điệp tích cực và xây dựng một văn hóa động lực, công việc này giúp tạo ra sự cam kết và lòng tin từ nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy hài lòng và đồng lòng với môi trường làm việc, họ sẽ có động lực và năng lượng để đóng góp vào sự thành công của tổ chức.
Giao tiếp liên tục và thường xuyên: Cần được thực hiện một cách liên tục và thường xuyên để duy trì lòng tin và cam kết từ nhân viên. Giao tiếp không chỉ xảy ra trong các sự kiện và thông điệp lớn, mà còn trong các cuộc họp hàng ngày, email, tin nhắn và các kênh truyền thông khác. Việc duy trì giao tiếp liên tục giữa các cấp quản lý và nhân viên giúp xây dựng lòng tin và cam kết bền vững trong tổ chức.

Xây dựng lòng tin và cam kết qua truyền thông nội bộ giúp tạo ra một môi trường làm việc đáng tin cậy, gắn kết và thành công, nơi mà nhân viên cảm thấy được đánh giá, tin tưởng và cam kết vào mục tiêu chung của tổ chức.

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong doanh nghiệp?

Bộ phận nào sẽ thực hiện truyền thông nội bộ?

Trong một doanh nghiệp, việc giữ trách nhiệm truyền thông nội bộ có thể giao cho nhiều vai trò và phòng ban khác nhau. Liệu phòng PR, phòng nhân sự hay có cần lập một bộ phận truyền thông nội bộ riêng? Đây là một câu hỏi thường gây thắc mắc vì mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các nhiệm vụ đặc thù liên quan đến công việc này.

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm chung của nhiều vai trò trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò quan trọng trong việc quản lý truyền thông nội bộ trong tổ chức:

Lãnh đạo cấp cao: Ban lãnh đạo cấp cao, bao gồm CEO, giám đốc điều hành và các cấp quản lý cao khác, chịu trách nhiệm chủ động trong việc xây dựng và thúc đẩy các hoạt động phát triển văn hoá doanh nghiệp. Họ phải định hướng và thiết lập chiến lược, thông điệp chung và giá trị cốt lõi của tổ chức. Ngoài ra, lãnh đạo cấp cao cũng phải đảm bảo rằng thông tin quan trọng được truyền tải một cách chính xác và đồng nhất cho toàn bộ tổ chức.
Bộ phận truyền thông: Bộ phận truyền thông hoặc bộ phận quan hệ công chúng (PR) chịu trách nhiệm trực tiếp về việc triển khai và quản lý các hoạt động truyền thông nội bộ. Họ phải xây dựng và thực hiện kế hoạch truyền thông, quản lý các kênh truyền thông như email, intranet, newsletter và các cuộc họp nội bộ. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng thông tin được truyền tải một cách hiệu quả và đáng tin cậy trong tổ chức.
Quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì truyền thông nội bộ. Họ phải đảm bảo rằng thông tin liên quan đến chính sách, thay đổi tổ chức, cơ hội phát triển và các thông điệp quan trọng khác được truyền tải đến nhân viên một cách rõ ràng và đồng nhất. Quản lý nhân sự cũng phải tạo điều kiện cho sự tương tác và giao tiếp trong tổ chức, khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến từ nhân viên.
Tất cả nhân viên: Đây là trách nhiệm của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Mỗi người đều có trách nhiệm truyền tải thông tin một cách chính xác và đáng tin cậy, tham gia vào các cuộc thảo luận và góp phần vào việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Mọi người đóng vai trò trong việc lan tỏa thông điệp chung và đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ và hiểu rõ trong tổ chức.

Tóm lại, truyền thông nội bộ là trách nhiệm chung của lãnh đạo cấp cao, bộ phận truyền thông, quản lý nhân sự và tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Mỗi vai trò đóng góp vào việc xây dựng và duy trì một môi trường có văn hoá doanh nghiệp hiệu quả và đáng tin cậy.

3 Kỹ năng người làm truyền thông nội bộ cần có?

Người làm truyền thông nội bộ không phải là người đi đàn áp tâm trí hay có những chiêu trò tâm lý đối với nhân viên. Họ cũng không phải là người đấu tranh vì quyền lợi nhân viên. Mà họ là người trung gian giúp kết nối các thành viên lại gần nhau hơn.

Hoạt động truyền thông nội bộ chung quy lại vẫn là xoay quanh Tâm – Tình con người. Do đó, có 3 kỹ năng quan trọng nhất cần có trong chính là: xây dựng mối quan hệ trong nội bộ, lên kế hoạch và sáng tạo.

Tạo mối quan hệ tốt với nhân viên trong nội bộ

Truyền thông nội bộ kết nối mọi người trong doanh nghiệp

Tạo mối quan hệ tốt với nhân viên trong nội bộ là một trong những kỹ năng quan trọng của truyền thông nội bộ. Đây là quá trình xây dựng và duy trì một môi trường làm việc hỗ trợ, tôn trọng và gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Dưới đây là một số cách để tạo mối quan hệ tốt với nhân viên trong nội bộ:

Lắng nghe và giao tiếp: Lắng nghe là một yếu tố quan trọng trong việc tạo mối quan hệ tốt với nhân viên. Hãy dành thời gian lắng nghe ý kiến, ý kiến phản hồi và mối quan tâm của nhân viên. Tạo ra các cơ hội giao tiếp mở và chân thành để nhân viên có thể chia sẻ suy nghĩ, ý kiến và cảm xúc của họ.
Xây dựng sự tin tưởng: Tạo dựng một môi trường tin cậy và an toàn làm cho nhân viên cảm thấy tự tin và thoải mái khi thể hiện ý kiến của mình. Để xây dựng sự tin tưởng, đảm bảo rằng nhân viên biết rằng thông tin của họ sẽ được bảo mật và được đối xử công bằng.
Đồng hành và hỗ trợ: Hãy luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ nhân viên trong công việc của họ. Tạo ra một môi trường nơi họ cảm thấy được động viên, đánh giá và phát triển. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp phản hồi xây dựng, đào tạo và cơ hội thăng tiến.
Khuyến khích sự tham gia: Tạo ra các cơ hội tham gia và đóng góp ý kiến từ nhân viên. Khuyến khích sự tương tác và cộng tác giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc tổ chức cuộc họp, buổi họp nhóm, hoạt động gắn kết và các dự án chung.

Tạo mối quan hệ tốt với nhân viên trong nội bộ không chỉ tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh mà còn tăng cường tinh thần đồng đội, sự hài lòng và hiệu suất làm việc.

Lập kế hoạch/lên chiến lược

Kỹ năng lập kế hoạch, chiến lược có vai trò quan trọng

Lập kế hoạch và lên chiến lược là một trong những kỹ năng quan trọng của truyền thông nội bộ. Đây là quá trình xác định mục tiêu, đề ra kế hoạch và xây dựng chiến lược để truyền thông nội bộ hiệu quả. Dưới đây là một số phương pháp và yếu tố cần lưu ý trong việc lập kế hoạch và lên chiến lược phát triển văn hoá và truyển tải thông tin trong doanh nghiệp:

Xác định mục tiêu: Đầu tiên, xác định mục tiêu và kết quả mong muốn mà bạn muốn đạt được thông qua hoạt động truyền thông nội bộ. Điều này có thể là cải thiện giao tiếp trong tổ chức, xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, tăng cường tinh thần làm việc và sự đồng lòng giữa các thành viên.
Phân tích đối tượng: Hiểu rõ đối tượng mà bạn muốn tác động và truyền thông tới. Điều này bao gồm việc nắm bắt thông tin về nhóm nhân viên, hiểu về nhu cầu, mong đợi và định kiến của họ. Điều này sẽ giúp bạn tạo nội dung và thông điệp phù hợp với đối tượng mục tiêu.
Lựa chọn kênh truyền thông: Xác định các kênh truyền thông phù hợp để truyền tải thông điệp và nội dung đến nhân viên. Các kênh này có thể bao gồm email, tin nhắn nội bộ, hội nghị trực tuyến, bản tin nội bộ, intranet hoặc các nền tảng mạng xã hội nội bộ. Lựa chọn kênh phù hợp sẽ giúp đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách hiệu quả và tiếp cận đến đối tượng mục tiêu.
Xác định nội dung và thông điệp: Xác định nội dung và thông điệp cần truyền tải dựa trên mục tiêu và đối tượng mục tiêu. Nội dung nên được sắp xếp một cách cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu. Hãy chắc chắn rằng thông điệp của bạn phản ánh giá trị và mục tiêu của tổ chức và tạo động lực cho nhân viên.
Đo lường và đánh giá: Thiết lập các chỉ số và phương pháp đo lường để đánh giá hiệu quả của hoạt động phát triển văn hoá và truyền tải thông tin trong doanh nghiệp. Theo dõi việc thực hiện kế hoạch, đo lường phản hồi và tiếp thu ý kiến từ nhân viên để đánh giá sự thành công và điều chỉnh chiến lược nếu cần.

Lập kế hoạch và lên chiến lược trong truyền thông nội bộ giúp đảm bảo rằng các hoạt động truyền thông được tiến hành một cách có hệ thống, hợp lý và đạt được mục tiêu của tổ chức.

Sáng tạo

Sáng tạo là một trong những kỹ năng quan trọng trong truyền thông nội bộ. Để thúc đẩy sáng tạo trong hoạt động truyền thông nội bộ, có một số yếu tố và phương pháp có thể được áp dụng:

Khuyến khích ý tưởng mới: Tạo môi trường cho nhân viên tự do thể hiện ý tưởng sáng tạo của họ. Không đánh giá hay phê phán ý kiến mà tập trung vào việc khuyến khích và đánh giá ý tưởng dựa trên khả năng thực thi và tiềm năng mang lại giá trị.
Tạo nền tảng cho thảo luận và hợp tác: Tạo các diễn đàn và cơ hội cho nhân viên thảo luận, trao đổi ý kiến và hợp tác trong việc xây dựng các ý tưởng sáng tạo. Hợp tác giữa các bộ phận và nhóm làm việc có thể đưa ra các giải pháp mới và độc đáo.
Khuyến khích tư duy đột phá: Không giới hạn ý tưởng và cách tiếp cận thông tin. Khuyến khích nhân viên tư duy đột phá, tìm cách tiếp cận và giải quyết vấn đề một cách không truyền thống, từ đó tạo ra các giải pháp mới.
Sử dụng công nghệ và phương tiện truyền thông hiện đại: Áp dụng công nghệ và các phương tiện truyền thông hiện đại để truyền tải thông điệp một cách sáng tạo và ấn tượng. Video, hình ảnh đồ họa, và những hình thức truyền thông đa phương tiện khác có thể thu hút sự chú ý và gây ấn tượng mạnh đối với nhân viên.
Khám phá ý tưởng từ ngoài: Đôi khi, sự sáng tạo không chỉ đến từ bên trong tổ chức. Hãy mở cửa cho ý tưởng và cải tiến từ bên ngoài, như từ khách hàng, đối tác hoặc các cơ quan nghiên cứu, để làm giàu nguồn tư duy sáng tạo của tổ chức.

Tạo ra môi trường sáng tạo trong truyền thông nội bộ không chỉ thúc đẩy sự đổi mới mà còn tăng cường tinh thần sáng tạo và sự cam kết của nhân viên đối với tổ chức.

Tạm kết

Truyền thông nội bộ đóng một vai trò không thể xem nhẹ trong sự phát triển và thành công của một doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, mà còn tạo ra sự tương tác và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức. Đồng thời, công việc này còn góp phần xây dựng lòng tin và cam kết từ nhân viên.

Trong quá trình truyền thông nội bộ, cần tạo mối quan hệ tốt với nhân viên, lắng nghe ý kiến và phản hồi của họ, và tạo điều kiện cho sự thảo luận và hợp tác. Lập kế hoạch và chiến lược giúp đảm bảo rằng hoạt động truyền thông nội bộ được tiến hành một cách có hệ thống và đạt được mục tiêu của tổ chức. Sự sáng tạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy những ý tưởng mới và đột phá trong truyền thông nội bộ.

Với vai trò quan trọng của truyền thông nội bộ, các nhà lãnh đạo cần thay đổi tư duy và đặt sự chú trọng vào công tác này. Bằng cách tạo ra môi trường tương tác và giao tiếp tốt, xây dựng lòng tin và cam kết từ nhân viên, doanh nghiệp có thể tận dụng sức mạnh của truyền thông nội bộ để nâng cao hiệu quả làm việc và đạt được thành công bền vững.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về truyền thông nội bộ và nhận thức được tầm quan trọng của nó. Bằng việc áp dụng những nguyên tắc và kỹ năng cần thiết, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết và đạt được thành công trong doanh nghiệp của mình.