Work From Home là gì? Cần chuẩn bị gì khi bắt đầu Work From Home

Work From Home – một xu hướng phát triển mạnh mẽ trong thời gian dịch COVID-19 đang lan rộng. Tuy nhiên, hình thức làm việc này không chỉ đơn thuần là cách để giải quyết vấn đề dịch bệnh, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Vậy, bạn đã hiểu đúng về ý nghĩa của Làm Việc Tại Nhà (Work From Home – WFH) cũng như các lợi ích mà nó mang lại chưa? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin cần biết về chủ đề này.

Work From Home là gì?

WFH, viết tắt của “Work From Home“, có nghĩa là làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà. Đơn giản mà nói, đây là một hình thức cho phép bạn làm việc ở bất kỳ không gian nào mà bạn muốn, mà không cần phải đến văn phòng, trong khi vẫn phải hoàn thành tất cả các nhiệm vụ công việc của mình.

Định nghĩa về WFH

Cách làm việc này đã tồn tại từ lâu, và một số doanh nghiệp đã áp dụng nó cho một số vị trí hoặc toàn bộ nhân sự, tuy nhiên, không phổ biến bởi nguy cơ giảm hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, WFH đang trở nên phổ biến hơn trong bối cảnh dịch COVID-19 đang hoành hành, khi việc tập trung đông người tại các công ty không được khuyến nghị.

Tuy dịch bệnh đã giảm dần, nhưng nhiều doanh nghiệp và công ty vẫn tiếp tục áp dụng hình thức làm việc này. WFH mang đến nhiều ưu điểm hơn là chỉ là một phương thức đối phó với dịch COVID-19.

Work From Home – Xu hướng làm việc của tương lai.

Trong quá khứ, hình thức làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà thường không được ưa chuộng. Nguyên nhân là do nhân viên dễ bị xao lạc, làm việc không tập trung, và khó có thể hoàn thành đúng KPI của mình. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng gặp khó khăn trong việc kiểm soát thái độ và hiệu suất làm việc của nhân viên, dẫn đến giảm sút hiệu quả công việc chung một cách đáng kể.

4 Lợi ích của Work From Home mang lại

Bên cạnh thắc mắc WFH là gì, rất nhiều người cũng đặt ra câu hỏi về lợi ích của hình thức làm việc này. Work From Home giúp: Tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất làm việc, giảm stress, đa dạng hóa nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, đảm bảo an toàn cho nhân viên.

Tiết kiệm chi phí

Một trong những ưu điểm lớn nhất của WFH là khả năng tiết kiệm chi phí đáng kể. Đối với doanh nghiệp, không cần phải chi trả tiền điện, nước tại văn phòng, cũng như các chi phí liên quan đến trang thiết bị và trợ cấp nhân viên như tiền xe và tiền ăn tại chỗ.

Đối với nhân viên, WFH giúp tiết kiệm chi phí di chuyển như xăng xe và vé. Ngoài ra, không cần phải mua các trang phục công sở, giày dép hoặc trang điểm, giúp giảm tổn thất chi phí về quần áo và phụ kiện.

Nâng cao năng suất làm việc, giảm stress

WFH mang lại lợi ích làm việc hiệu quả và giảm căng thẳng. Cụ thể:

Hình thức làm việc từ xa cho phép nhân viên tự do lựa chọn trang phục và thực đơn hàng ngày, từ đó tạo ra nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc và hoàn thành mục tiêu hàng ngày.

Nhân viên làm việc tại nhà không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn và tiếng nói chuyện trong môi trường văn phòng, điện thoại reo… Điều này giúp tạo ra một không gian thoải mái và tăng khả năng tập trung vào công việc.

Hình thức làm việc từ xa giúp nhân viên không cần phải dậy sớm hoặc di chuyển xa đến công ty. Điều này giúp giảm stress và tạo điều kiện thuận lợi hơn để tập trung vào công việc.

Tóm lại, WFH không chỉ mang lại lợi ích về tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng suất làm việc và giảm căng thẳng.

Đa dạng hóa nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

Hình thức làm việc này mang đến khả năng tiếp cận với một đội ngũ nhân viên tài năng đa dạng hơn. Có nhiều rào cản giao tiếp giữa nhân tài và doanh nghiệp như sự hạn chế về di chuyển hoặc vị trí ở xa không thể đến văn phòng… WFH giải quyết một phần lớn các rào cản này.

Đảm bảo an toàn cho nhân viên

Một trong những lợi ích quan trọng của WFH là đảm bảo an toàn tuyệt đối cho nhân viên. Không chỉ giảm rủi ro liên quan đến việc di chuyển, hình thức WFH còn là sự lựa chọn lý tưởng trong bối cảnh dịch bệnh đang diễn ra. Việc giảm tiếp xúc giữa nhân viên trong công ty đồng nghĩa với việc tuân thủ các quy tắc và tham gia vào phong trào chống dịch.

Song song với những ưu điểm, WFH cũng có một số nhược điểm cần được lưu ý. Làm việc tại nhà có thể hạn chế sự kết nối giữa các nhân viên và giữa cấp trên và cấp dưới. Có những công việc yêu cầu sự giao tiếp trực tiếp và thảo luận mà làm việc từ xa vẫn còn hạn chế. Để triển khai WFH hiệu quả, công nghệ và ý thức tự giác của nhân viên khi làm việc tại nhà đóng vai trò quan trọng.

Ưu và nhược điểm khi Work From Home.

Ưu điểm khi Work From Home:

• Linh hoạt thời gian và không gian làm việc: WFH cho phép nhân viên tự quản lý thời gian làm việc của mình. Họ có thể làm việc vào các khung giờ phù hợp nhất và tận dụng hiệu quả những khoảng thời gian tốt nhất để hoàn thành công việc. Đồng thời, WFH cũng cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ địa điểm nào, không bị ràng buộc bởi không gian văn phòng.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: WFH giúp nhân viên tiết kiệm thời gian di chuyển hàng ngày đến và từ nơi làm việc. Việc này cũng giảm bớt chi phí liên quan như tiền xăng, tiền vé gửi xe và chi phí ăn uống tại bên ngoài. Nhân viên cũng không cần phải mua đồng phục công sở đắt đỏ và có thể tiết kiệm được tiền cho các hoạt động hàng ngày.
• Nâng cao năng suất làm việc: Một môi trường làm việc thoải mái và không có sự xao lạc từ đồng nghiệp và tiếng ồn công ty giúp nhân viên tập trung tốt hơn vào công việc. Họ có thể tự quản lý công việc và tạo lịch làm việc phù hợp với phong cách và tố chất của mình. Ngoài ra, WFH cũng giúp tránh được các cuộc họp không cần thiết và giúp nhân viên sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
• Giảm stress và cải thiện sức khỏe: WFH giúp giảm áp lực và stress từ việc di chuyển hàng ngày và môi trường làm việc công ty. Nhân viên có thể tự tạo môi trường làm việc thoải mái và tạo điều kiện tốt nhất để làm việc hiệu quả. Họ có thể tận dụng thời gian dành cho việc thể dục, nghỉ ngơi và chăm sóc sức khỏe một cách linh hoạt hơn.
• Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: WFH cho phép nhân viên có thể tổ chức thời gian làm việc linh hoạt hơn, từ đó giúp họ tạo được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Việc có thể làm việc từ nhà cũng giúp nhân viên dễ dàng hòa nhập và chăm sóc gia đình hơn.

  

Nhược điểm khi Work From Home:

• Mất kết nối và giao tiếp: WFH có thể dẫn đến mất kết nối với đồng nghiệp và cảm giác cô lập. Giao tiếp trực tuyến cũng có thể không hiệu quả như giao tiếp trực tiếp.
• Khó kiểm soát và giám sát: Quản lý nhân viên từ xa có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát và giám sát tiến độ công việc của nhân viên.
• Thiếu sự kết nối và tinh thần đồng đội: WFH có thể giảm đi sự kết nối và tinh thần đồng đội, làm giảm khả năng làm việc nhóm và trao đổi ý kiến.

Tuy có nhược điểm, WFH vẫn là một lựa chọn hợp lý và linh hoạt cho nhiều người, đặc biệt trong bối cảnh hiện tại. Việc thành công trong WFH phụ thuộc vào cách quản lý, tổ chức và cam kết của cả doanh nghiệp và cá nhân.

Chúng ta cần chuẩn bị gì để Work From Home hiệu quả?

Để hiểu rõ hơn WFH là gì, dưới đây là một số điều bạn cần chuẩn bị để hình thức WFH đạt hiệu quả cao khi áp dụng:

Đối với doanh nghiệp.

• Truyền thông nội bộ: Để khắc phục hạn chế sự kết nối giữa nhân viên với đồng nghiệp và cấp trên khi làm việc từ xa, truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng. Việc chuẩn bị và thực hiện truyền thông nội bộ tốt sẽ nâng cao hiệu suất công việc và tập trung của nhân viên.
• Chuẩn bị công việc: Để đạt được hiệu quả khi làm việc từ xa, việc lên kế hoạch công việc trong ngày cần được thực hiện một cách chặt chẽ và phân công rõ ràng. Ví dụ, xác định công việc nào được thực hiện trực tuyến, nào làm ngoại tuyến, và những công việc có thể được số hóa như chấm công, họp trực tuyến,…
• Đưa ra quy định chặt chẽ: Khi làm việc từ xa, có nguy cơ nhân viên trì trệ công việc và bị xao lạc, dẫn đến giảm hiệu suất công việc chung. Để giải quyết vấn đề này, việc thiết lập quy định rõ ràng và áp dụng các biện pháp thưởng phạt là cần thiết.

Đối với cá nhân.

• Bố cục không gian làm việc: Một trong những ưu điểm của WFH là khả năng tự do tổ chức không gian làm việc. Để tạo sự hứng khởi trong công việc và tăng hiệu suất làm việc, hãy dọn dẹp bàn làm việc và sắp xếp mọi thứ sao cho phù hợp với sở thích cá nhân.
• Chuẩn bị các công cụ khi WFH: Khi làm việc tại nhà, để duy trì kết nối công việc và nhận thông báo nhanh chóng, cần chuẩn bị các công cụ tối thiểu. Điều này bao gồm laptop để làm việc và điện thoại để kết nối với các trang web chia sẻ thông tin và cập nhật tình hình công việc.

• Thiết lập giờ làm việc: Khi làm việc tại nhà, bạn có thể lựa chọn thời gian làm việc của mình. Tuy nhiên, để tối ưu hóa hiệu suất, hãy đặt ra lịch làm việc hợp lý, chọn các khung giờ phù hợp để làm việc một cách năng suất và hiệu quả.
• Sự kỷ luật và cam kết cá nhân: Để đạt hiệu quả cao nhất trong việc làm việc từ xa, cần có sự tập trung và kỷ luật rõ ràng. Tự áp đặt một mức độ kỷ luật cao và cam kết bản thân để tránh xao lạc và tăng hiệu suất công việc chung.
• Tương tác với đồng nghiệp: Làm việc trực tuyến có thể hạn chế tính tương tác giữa các đồng nghiệp. Để khắc phục điều này, hãy chủ động tham gia vào các cuộc họp chung, tương tác và trao đổi thông tin. Cải thiện mối quan hệ và kết nối giữa các thành viên sẽ nâng cao hiệu quả làm việc từ xa.
• To-do list và báo cáo: Để tối ưu hóa công việc hàng ngày, hãy tạo cho mình một danh sách công việc để ghi lại nhiệm vụ cần hoàn thành. Vào cuối ngày, đừng quên viết báo cáo để kiểm tra xem đã hoàn thành hết công việc chưa và xác định các công việc còn tồn đọng để lên kế hoạch giải quyết cho phù hợp.

Các lưu ý khi Work From Home

Đảm bảo lịch sinh hoạt và nhu cầu cá nhân cơ bản

Khi làm việc tại công sở/công ty hàng ngày, lịch trình làm việc, giờ nghỉ trưa và các khoảng thời gian nghỉ giữa giờ được định sẵn giúp duy trì một chế độ sinh hoạt đều đặn và có kỷ luật. Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, mọi thứ có thể gặp chút xáo trộn vì khung thời gian linh hoạt hơn. Do đó, trước khi bắt đầu tuần làm việc tại nhà, bạn nên chuẩn bị trước các bữa ăn nhẹ và các thực phẩm giúp duy trì sự tập trung.

Đặt nhắc nhở trên điện thoại và lịch bàn

Không gian thoải mái và quen thuộc tại nhà có thể làm cho mọi người dễ bị xao lạc hơn bao giờ hết. Vì vậy, hãy thiết lập và lên kế hoạch chi tiết cho tất cả các cuộc họp trực tuyến quan trọng, các deadline cần hoàn thành, cũng như khoảng thời gian làm việc và nghỉ giữa giờ theo lịch trình như khi đi làm hàng ngày. Điều này giúp duy trì một lịch sinh hoạt bình thường hơn, thay vì để đầu óc tự nhớ và xử lý tất cả mọi thứ.

Không quên tập thể dục

Tương tự như khi làm việc tại công sở, bạn cũng cần thực hiện một số động tác thể dục đơn giản để cải thiện sức khỏe và giảm căng thẳng, mệt mỏi. Hãy dành thời gian để thư giãn, nhưng hãy nhớ rằng khi làm việc tại nhà, bạn không phải trong một chuyến nghỉ dưỡng, mà là đang làm việc. Vì vậy, việc thư giãn cũng cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp và không quá lạc quan. Dù mọi thứ linh động và quỹ thời gian được tiết kiệm nhờ không phải di chuyển từ nhà đến công ty, bạn vẫn cần giữ được sự tập trung và sự chuyên nghiệp trong công việc tại nhà

Lưu ý về trang phục, thiết bị điện tử

Theo lời khuyên từ các chuyên gia đã nhiều năm theo đuổi chế độ làm việc linh hoạt, hãy tránh tuyệt đối việc mặc những trang phục quá thoải mái như đồ ngủ, pijama hay áo phông quần ngắn. Những trang phục này có thể khiến bạn cảm thấy như đang ở trong một kỳ nghỉ và dễ bị buồn ngủ bất kỳ lúc nào.

Tuy nhiên, bạn cũng không cần phải khoác lên mình áo sơ mi, quần tây hay váy đầm công sở khiến bạn cảm thấy bí bách và gò bó. Thay vào đó, hãy chọn những trang phục thông thường mà bạn có thể dễ dàng ứng dụng trong nhiều hoàn cảnh, chẳng hạn khi đi ra cửa hàng tiện lợi mua đồ, đi cà phê với bạn bè hoặc tiếp đón một khách đột xuất

Tạm kết.

Trong tình hình hiện nay, Work From Home đã trở thành một xu hướng phát triển mạnh mẽ và không thể phủ nhận sự quan trọng của nó. Hình thức làm việc từ xa này không chỉ đáp ứng nhu cầu giữ gìn sức khỏe và an toàn cho nhân viên trong thời gian dịch bệnh, mà còn mang lại rất nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp.

Sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí, cùng với việc nâng cao năng suất và giảm stress cho nhân viên, là những ưu điểm rõ ràng của hình thức làm việc từ xa này. Đồng thời, Work From Home cũng đa dạng hóa nguồn nhân lực cho doanh nghiệp và đảm bảo an toàn cho nhân viên trong thời điểm khó khăn.

Tuy WFH không phải là giải pháp hoàn hảo và vẫn tồn tại nhược điểm như sự mất kết nối và khả năng kiểm soát của nhà quản lý, nhưng với sự chuẩn bị và quản lý đúng đắn, nó có thể đem lại hiệu quả và thành công cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

Với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự thay đổi trong thói quen làm việc, Work From Home đang trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống và công việc hiện đại. Với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý nhân viên và sự cam kết từ cả doanh nghiệp và cá nhân, hình thức làm việc từ xa này sẽ tiếp tục phát triển và mang lại những lợi ích to lớn cho mọi người trong tương lai.