6 khó khăn khi triển khai các dự án ERP mà doanh nghiệp phải đối mặt

Để thành công trong việc quản trị doanh nghiệp trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay, việc áp dụng các phần mềm để quản lý hoạt động kinh doanh là một mục tiêu quan trọng mà nhiều chủ doanh nghiệp đang hướng tới. Trong số các giải pháp được ưu tiên hàng đầu, ERP là một trong những lựa chọn phổ biến. Tuy nhiên, việc triển khai ERP không phải lúc nào cũng dễ dàng. Trong bài viết này, blog.sis.vn sẽ chia sẻ với bạn 6 khó khăn thường gặp khi triển khai dự án ERP.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nó cung cấp một nền tảng chung để quản lý các quy trình kinh doanh quan trọng như quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý vật liệu, quản lý sản xuất và quản lý bán hàng.

Hệ thống ERP tích hợp các chức năng và thông tin từ các phòng ban và quy trình khác nhau trong doanh nghiệp, cho phép các bộ phận khác nhau truy cập và chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả. Điều này giúp tăng cường sự liên kết và tương tác giữa các phòng ban, tạo ra sự thông suốt và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

ERP cung cấp các công cụ quản lý mạnh mẽ để giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hoạt động kinh doanh, từ quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, quản lý dự án, quản lý tài chính đến quản lý quan hệ khách hàng. Nó cũng cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu để hỗ trợ quyết định chiến lược và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.

Với việc tích hợp các chức năng và quy trình kinh doanh, ERP giúp tăng cường hiệu quả và năng suất, giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Nó là một công cụ quản lý toàn diện và mạnh mẽ để hỗ trợ quản lý và phát triển doanh nghiệp.

Các khó khăn khi triển khai ERP trong doanh nghiệp

Chi phí triển khai

Triển khai dự án ERP có thể đòi hỏi một nguồn lực tài chính lớn. Chi phí bao gồm việc mua hệ thống ERP, phát triển và tùy chỉnh, đào tạo người dùng, và quản lý dự án. Điều này có thể là một thách thức đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nguồn lực hạn chế. Triển khai một hệ thống ERP đòi hỏi một nguồn lực tài chính đáng kể, bao gồm các khoản chi phí sau:

• Mua hệ thống ERP: Đầu tiên, doanh nghiệp cần mua một hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình. Chi phí mua hệ thống ERP có thể rất đắt đỏ, đặc biệt là đối với các hệ thống ERP của các nhà cung cấp nổi tiếng và phổ biến.
• Phát triển và tùy chỉnh: Sau khi mua hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể cần phải phát triển và tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với quy trình làm việc và yêu cầu cụ thể của mình. Điều này có thể đòi hỏi sự tư vấn và hỗ trợ từ các chuyên gia ERP hoặc nhà cung cấp dịch vụ ERP, và có thể tạo ra một khoản chi phí phụ.
• Đào tạo người dùng: Để đảm bảo người dùng có đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống. Chi phí đào tạo người dùng bao gồm việc tổ chức khóa học, tài liệu hướng dẫn, và thời gian và công sức của nhân viên và giảng viên.
• Quản lý dự án: Triển khai dự án ERP cần có một quản lý dự án chuyên nghiệp để đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án. Chi phí quản lý dự án bao gồm việc thuê hoặc cử người quản lý dự án, công cụ quản lý dự án, và các hoạt động liên quan như lập kế hoạch, giám sát, và báo cáo.
• Phần cứng và phần mềm bổ sung: Ngoài hệ thống ERP chính, doanh nghiệp có thể cần đầu tư vào phần cứng và phần mềm bổ sung để tăng cường khả năng và tính năng của hệ thống ERP. Điều này có thể bao gồm việc mua máy chủ, lưu trữ dữ liệu, phần mềm bảo mật, và các ứng dụng phụ trợ khác.
• Hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì: Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì cho hệ thống ERP. Chi phí này bao gồm việc thuê hoặc cử nhân viên hỗ trợ, mua các gói bảo trì từ nhà cung cấp ERP, và các chi phí khác liên quan đến việc duy trì việc triển khai.
• Cập nhật và nâng cấp: Hệ thống ERP cần được cập nhật và nâng cấp thường xuyên để đảm bảo tính bảo mật, hiệu suất và tính năng mới. Chi phí cập nhật và nâng cấp bao gồm việc mua các phiên bản mới của hệ thống ERP, công việc triển khai cập nhật và nâng cấp, và các hoạt động kiểm tra và kiểm tra sau khi cập nhật.
• Mất công việc: Trong quá trình triển khai dự án ERP, có thể xảy ra mất công việc do thời gian và nguồn lực được sử dụng cho dự án. Điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày và gây ra mất công việc tạm thời.
• Chi phí vận hành: Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần phải xem xét chi phí vận hành hệ thống ERP, bao gồm việc duy trì, quản lý, và nâng cao hiệu suất của hệ thống. Chi phí này bao gồm việc thuê hoặc cử nhân viên quản lý hệ thống, chi phí bảo trì và sửa chữa, và các chi phí khác liên quan đến vận hành hệ thống ERP.
• Rủi ro và thất bại dự án: Triển khai dự án ERP có thể đối mặt với rủi ro và có thể thất bại nếu không được quản lý và thực hiện một cách cẩn thận. Rủi ro và thất bại dự án có thể gây thêm chi phí không mong muốn, bao gồm việc phải thực hiện lại công việc, thuê chuyên gia để khắc phục vấn đề, và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Để giảm thiểu chi phí, doanh nghiệp cần có một kế hoạch triển khai chi tiết và chiến lược tài chính rõ ràng. Ngoài ra, việc tìm hiểu và so sánh các nhà cung cấp ERP khác nhau để tìm ra giải pháp phù hợp với ngân sách và nhu cầu của doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng.

Thời gian và tài nguyên

Triển khai dự án ERP yêu cầu sự cam kết và đầu tư thời gian và tài nguyên từ các bộ phận và nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này có thể gây áp lực và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày.

• Thời gian: Triển khai một hệ thống ERP đòi hỏi thời gian đáng kể để hoàn thành. Quá trình triển khai bao gồm các giai đoạn như phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, phát triển, kiểm thử, đào tạo và triển khai. Mỗi giai đoạn này đều mất thời gian và yêu cầu sự phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và nhà cung cấp ERP. Thời gian triển khai có thể kéo dài từ vài tháng đến nhiều năm, tùy thuộc vào quy mô và phức tạp của dự án.
• Tài nguyên: Triển khai dự án ERP đòi hỏi sự đầu tư tài nguyên như nhân lực, vật liệu và công nghệ. Doanh nghiệp cần có đủ nhân viên có kiến thức và kỹ năng để tham gia vào dự án, bao gồm các chuyên gia ERP, nhân viên IT và người dùng cuối. Ngoài ra, cần có các tài liệu, phần mềm, phần cứng và cơ sở hạ tầng để hỗ trợ triển khai. Điều này có thể đòi hỏi đầu tư tài chính đáng kể và sự phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Phản kháng từ nhân viên

Một số nhân viên có thể không chấp nhận hoặc khó chịu với sự thay đổi do triển khai dự án ERP mang lại. Điều này có thể gây khó khăn trong việc thuyết phục và đào tạo nhân viên để chấp nhận và sử dụng hệ thống mới. Tại vì sao lại thế?

• Sự thay đổi công việc: Triển khai dự án ERP thường đi kèm với sự thay đổi quy trình công việc và cách thức làm việc của nhân viên. Điều này có thể gây khó khăn và phản kháng từ nhân viên, đặc biệt là những người đã quen thuộc với cách làm việc truyền thống. Để giải quyết vấn đề này, cần có một quá trình đào tạo và hỗ trợ tốt để giúp nhân viên thích nghi với các thay đổi và hiểu rõ lợi ích của hệ thống ERP.
• Sự lo ngại về mất việc làm: Một số nhân viên có thể lo ngại rằng triển khai dự án ERP có thể dẫn đến việc giảm bớt công việc của họ hoặc thậm chí mất việc. Để giảm bớt lo ngại này, cần có sự minh bạch và giao tiếp rõ ràng từ phía quản lý và nhà cung cấp ERP. Nhân viên cần được thông báo về mục tiêu và kế hoạch triển khai, cũng như cách hệ thống ERP sẽ hỗ trợ công việc của họ.
• Khả năng sử dụng công nghệ mới: Một số nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng công nghệ mới và hệ thống ERP. Điều này có thể gây phản kháng và sự chậm trễ trong việc áp dụng hệ thống. Để giải quyết vấn đề này, cần có quá trình đào tạo và hỗ trợ đầy đủ để giúp nhân viên nắm bắt và sử dụng hiệu quả công nghệ mới. Đồng thời, cần tạo ra một môi trường hỗ trợ và khuyến khích nhân viên để họ cảm thấy tự tin và thoải mái khi sử dụng hệ thống ERP.
• Thiếu sự tham gia và tương tác: Nếu nhân viên không được tham gia và tương tác trong quá trình triển khai dự án ERP, họ có thể cảm thấy bị bỏ rơi và không có sự đồng thuận. Để giải quyết vấn đề này, cần có sự tham gia và tương tác của nhân viên từ giai đoạn phân tích yêu cầu cho đến triển khai và đào tạo. Nhân viên cần được lắng nghe ý kiến và đóng góp của họ, và cảm thấy rằng họ đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai.
• Thiếu sự hỗ trợ sau triển khai: Sau khi triển khai dự án ERP, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng và vận hành hệ thống mới. Nếu không có sự hỗ trợ và hướng dẫn sau triển khai, nhân viên có thể cảm thấy bị bỏ rơi và không biết cách giải quyết các vấn đề phát sinh. Để giải quyết vấn đề này, cần có một quy trình hỗ trợ sau triển khai rõ ràng và đáng tin cậy. Đội ngũ hỗ trợ cần sẵn sàng giải đáp các câu hỏi và giúp đỡ nhân viên trong việc sử dụng hệ thống ERP. Đồng thời, cần tổ chức các khóa đào tạo và buổi họp để cung cấp thông tin mới và giải đáp các thắc mắc của nhân viên.

Để giảm thiểu phản kháng từ nhân viên, quan trọng để có một quá trình triển khai dự án ERP được thiết kế cẩn thận và có sự tham gia của nhân viên từ đầu. Đồng thời, cần có sự tương tác và giao tiếp liên tục với nhân viên, lắng nghe ý kiến và đóng góp của họ, và đảm bảo rằng họ được hỗ trợ và đào tạo đầy đủ. Bằng cách tạo ra một môi trường hỗ trợ và khuyến khích, phản kháng từ nhân viên có thể được giảm thiểu và dự án ERP có thể đạt được thành công.

Tương thích với hệ thống hiện có

Triển khai dự án ERP có thể gặp khó khăn khi phải tích hợp và tương thích với các hệ thống và quy trình làm việc hiện có trong doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự phối hợp và tương tác giữa các bộ phận và nhóm công việc khác nhau. Dưới đây là một số khó khăn các doanh nghiệp thường gặp:

• Khác biệt về cơ sở hạ tầng công nghệ: Hệ thống ERP mới có thể yêu cầu cơ sở hạ tầng công nghệ khác so với hệ thống hiện có. Điều này có thể gây ra khó khăn trong việc tích hợp và tương thích giữa hai hệ thống. Để vượt qua khó khăn này, cần tiến hành một đánh giá chi tiết về cơ sở hạ tầng công nghệ hiện có và xác định các yếu tố cần tương thích. Sau đó, có thể thực hiện các biện pháp như nâng cấp hạ tầng công nghệ hoặc tìm kiếm các giải pháp tương thích để đảm bảo tích hợp thành công.
• Quy trình công việc khác nhau: Hệ thống ERP mới có thể có các quy trình công việc khác so với hệ thống hiện có. Điều này có thể gây ra sự khó khăn trong việc thích nghi và chuyển đổi cho nhân viên. Để vượt qua khó khăn này, cần cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên để giúp họ hiểu và sử dụng quy trình công việc mới một cách hiệu quả. Đồng thời, cần tiến hành một quá trình chuyển đổi dễ dàng và có kế hoạch để giảm thiểu sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
• Tích hợp dữ liệu: Hệ thống ERP mới cần tích hợp với dữ liệu từ hệ thống hiện có. Điều này có thể gặp khó khăn khi dữ liệu không được tổ chức hoặc định dạng khác nhau. Để vượt qua khó khăn này, cần tiến hành một quá trình chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu để đảm bảo tích hợp thành công. Cần xác định các quy tắc và quy trình để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập và cập nhật một cách nhất quán và chính xác.
• Yêu cầu pháp lý: Hệ thống ERP mới có thể yêu cầu tuân thủ các yêu cầu pháp lý khác so với hệ thống hiện có. Điều này có thể gây ra khó khăn trong việc đáp ứng và tuân thủ các quy định pháp lý. Để vượt qua khó khăn này, cần tiến hành một đánh giá pháp lý chi tiết và xác định các yêu cầu pháp lý cần tuân thủ.

Tổ chức cần có một kế hoạch triển khai ERP tỉ mỉ và chi tiết để vượt qua khó khăn tương thích với hệ thống hiện có. Quá trình triển khai cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự hỗ trợ từ các chuyên gia và nhà cung cấp ERP để đảm bảo

Chất lượng dữ liệu

Dữ liệu là một yếu tố quan trọng trong hệ thống ERP. Tuy nhiên, nếu dữ liệu không chính xác, không đầy đủ hoặc không được chuẩn hóa, triển khai dự án ERP có thể gặp khó khăn và ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp khi triển khai ERP trong doanh nghiệp:

• Dữ liệu không chính xác: Một trong những khó khăn lớn khi triển khai ERP là dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ. Dữ liệu không chính xác có thể gây ra sự mất mát thông tin quan trọng và ảnh hưởng đến tính chính xác và hiệu quả của hệ thống ERP. Để vượt qua khó khăn này, cần tiến hành một quá trình kiểm tra và làm sạch dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống ERP. Đồng thời, cần thiết lập các quy trình và quy tắc để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu trong quá trình sử dụng hệ thống ERP.
• Dữ liệu không đồng nhất: Hệ thống ERP thường yêu cầu dữ liệu được định dạng và cấu trúc theo một tiêu chuẩn nhất định. Tuy nhiên, trong hệ thống hiện có, dữ liệu có thể không đồng nhất và không tuân thủ các quy tắc này. Điều này có thể gây ra khó khăn trong việc tích hợp và sử dụng dữ liệu trong hệ thống ERP. Để vượt qua khó khăn này, cần tiến hành một quá trình chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu để đảm bảo tuân thủ các quy tắc và tiêu chuẩn của hệ thống ERP. Cần xác định các quy tắc và quy trình để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập và cập nhật một cách nhất quán và chính xác.
• Thiếu dữ liệu: Một khó khăn khác là thiếu dữ liệu hoặc dữ liệu không đầy đủ trong hệ thống hiện có. Điều này có thể gây ra sự thiếu sót thông tin quan trọng và ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và hiệu quả của hệ thống ERP. Để vượt qua khó khăn này, cần tiến hành một quá trình thu thập và nhập dữ liệu mới để đảm bảo đầy đủ và đáng tin cậy. Đồng thời, cần xác định các nguồn dữ liệu bổ sung và cung cấp các biện pháp để thu thập và nhập dữ liệu một cách hiệu quả.
• Bảo mật dữ liệu: Triển khai ERP đòi hỏi đảm bảo bảo mật dữ liệu, đặc biệt là khi tích hợp với hệ thống hiện có. Dữ liệu quan trọng và nhạy cảm có thể bị đe dọa nếu không có các biện pháp bảo mật phù hợp.

Tổ chức cần có một chiến lược quản lý dữ liệu rõ ràng và các biện pháp để đảm bảo chất lượng dữ liệu trong quá trình triển khai ERP. Điều này đòi hỏi sự cẩn thận, quản lý chặt chẽ và sự hỗ trợ từ các chuyên gia và nhà cung cấp ERP để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả của hệ thống ERP.

Quản lý dự án

Quản lý dự án ERP đòi hỏi sự phối hợp và quản lý hiệu quả từ các bộ phận và nhóm công việc khác nhau. Nếu không có sự quản lý tốt, dự án có thể gặp trở ngại và không đạt được mục tiêu đề ra. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp:

• Phạm vi dự án không rõ ràng: Một trong những khó khăn lớn khi triển khai ERP là không có phạm vi dự án rõ ràng. Điều này có thể dẫn đến việc không xác định được mục tiêu, yêu cầu và kế hoạch dự án. Để vượt qua khó khăn này, cần tiến hành một quá trình xác định và định rõ phạm vi dự án. Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu, yêu cầu, phạm vi công việc và kế hoạch dự án chi tiết. Cần có sự tham gia và phê duyệt từ các bên liên quan để đảm bảo sự hiểu rõ và đồng thuận về phạm vi dự án.
• Quản lý thay đổi: Triển khai ERP thường đi kèm với sự thay đổi lớn trong quy trình kinh doanh và tổ chức. Điều này có thể gây khó khăn trong việc quản lý và điều chỉnh các thay đổi này. Để vượt qua khó khăn này, cần thiết lập một quy trình quản lý thay đổi chặt chẽ. Điều này bao gồm việc xác định và đánh giá tác động của các thay đổi, xác định các bên liên quan và liên lạc với họ, cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên, và theo dõi và đánh giá hiệu quả của các thay đổi.
• Quản lý tài nguyên: Triển khai ERP đòi hỏi sự sử dụng tài nguyên như nhân lực, thiết bị và nguồn lực tài chính. Quản lý tài nguyên có thể gặp khó khăn khi không có sự phân bổ và sử dụng tài nguyên hiệu quả. Để vượt qua khó khăn này, cần thiết lập một quy trình quản lý tài nguyên chặt chẽ. Điều này bao gồm việc xác định và phân bổ tài nguyên theo nhu cầu dự án, theo dõi và kiểm soát việc sử dụng tài nguyên, và đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả và có hiệu suất cao nhất.
• Quản lý rủi ro: Triển khai ERP có thể gặp rủi ro trong việc không đạt được mục tiêu dự án, vượt quá ngân sách hoặc không đáp ứng được yêu cầu của tổ chức.

Bạn có thể tham khảo SIS ERP SME – một giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ được S.I.S Việt Nam nghiên cứu và triển khai trong suốt hơn 20 năm. SIS ERP SME là một phần mềm được thiết kế theo yêu cầu, có thương hiệu uy tín trên thị trường và đã trở thành đối tác của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Để tìm hiểu thêm về phần mềm này, bạn có thể truy cập vào đường dẫn TẠI ĐÂY.

Trên đây là 6 khó khăn thường gặp khi triển khai hệ thống ERP mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Bài viết này hy vọng sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho quá trình triển khai ERP. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu tìm hiểu về giải pháp phần mềm ERP hoặc muốn nhận một phiên bản demo, hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi qua hotline: 0912.210.210.