Quản trị doanh nghiệp là gì?

Quản trị doanh nghiệp là gì? Xây dựng và quản lý quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Một trong những khát vọng của bất kỳ nhà lãnh đạo doanh nghiệp nào là quản trị được doanh nghiệp hiệu quả, vì đó là yếu tố chủ chốt để đạt được thành công trong kinh doanh. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể hiểu rõ về điều này, dẫn đến quản lý kém hiệu quả và gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và văn hóa nội bộ của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết về khái niệm quản trị doanh nghiệp và quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

Quản trị doanh nghiệp là gì?

Quản trị một doanh nghiệp là quá trình phối hợp và tổ chức các hoạt động trong doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu chiến lược như tăng trưởng, tài chính và thương hiệu. Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp để đáp ứng các mục tiêu này.

Để đạt được hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp, cần xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp. Quy trình này gồm các công việc được thực hiện theo thứ tự cố định để biến đổi dữ liệu đầu vào thành kết quả đầu ra.

Thường được chia thành 4 nhóm quy trình quản trị doanh nghiệp như sau:

Quản lý khách hàng: Quy trình này tập trung vào việc tương tác và xử lý các vấn đề liên quan đến khách hàng của doanh nghiệp. Nó bao gồm các hoạt động như thu thập thông tin khách hàng, phân tích thị trường, xây dựng chiến lược bán hàng, phát triển sản phẩm và dịch vụ, quản lý mối quan hệ khách hàng, và xử lý các phản hồi của khách hàng. Mục tiêu của quy trình này là tạo ra một trải nghiệm khách hàng tốt nhất để đạt được sự hài lòng và trung thành từ phía khách hàng.
Quản lý vận hành: Quy trình này tập trung vào việc quản lý và vận hành các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm quản lý sản xuất, quản lý cung ứng, quản lý kho, quản lý sản phẩm và dịch vụ, quản lý tài chính, và quản lý nhân sự. Mục tiêu của quy trình này là tối ưu hóa các hoạt động vận hành của doanh nghiệp để đạt được hiệu quả và hiệu suất tốt nhất.
Quy trình đổi mới: Quy trình này tập trung vào việc tạo ra các ý tưởng mới và đổi mới để nâng cao sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Nó bao gồm các hoạt động như tìm kiếm ý tưởng mới, phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh, phát triển sản phẩm và dịch vụ mới, và thử nghiệm và đánh giá các ý tưởng mới. Mục tiêu của quy trình này là tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới và đổi mới để tăng cường sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Quy trình xã hội: Quy trình này tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực giữa doanh nghiệp và cộng đồng xung quanh. Nó bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược trách nhiệm xã hội, thực hiện các hoạt động xã hội, quản lý môi trường, và tạo ra các chương trình giúp đỡ cộng đồng. Mục tiêu của quy trình này là tạo

Tuy xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng lại mang lại nhiều lợi ích quan trọng như tăng năng suất làm việc của nhân viên, tối ưu chi phí, giảm thiểu sai sót và rủi ro, tạo ra các bước tiến đột phá và ý tưởng mới mẻ. Việc xây dựng quy trình này là bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững và đạt được nhiều thành công.

5 Bước xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp

Nếu không được tổ chức và hệ thống hóa, các quy trình quản trị doanh nghiệp kém có thể gây ra sự hỗn loạn. Nhà lãnh đạo chỉ có thể nhìn thấy một phần của quy trình và rất khó để nhận ra toàn bộ tác động của nó, bao gồm điểm bắt đầu và kết thúc, dữ liệu quan trọng cần thiết cũng như các điểm nghẽn tiềm ẩn và sự kém hiệu quả.
Bằng cách áp dụng quy trình quản trị doanh nghiệp cẩn thận, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa tất cả các khía cạnh của hoạt động và cải thiện quy trình của mình. Dưới đây là các bước có thể giúp doanh nghiệp xác định rõ hơn về quy trình quản lý hiệu quả:

Bước 1: Xác định giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh và văn hóa của doanh nghiệp.

Xác định giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh và văn hóa của doanh nghiệp là một trong những bước quan trọng để định hình quy trình quản lý hiệu quả của doanh nghiệp.
Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là những giá trị không thể thay đổi, được coi là nền tảng để xây dựng các quyết định và hành động trong doanh nghiệp. Đây là những giá trị về đạo đức, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, sự tận tâm và tôn trọng khách hàng, sự sáng tạo và sự đổi mới, v.v. Những giá trị này sẽ giúp doanh nghiệp giữ vững phong cách làm việc của mình và đồng thời xác định được những gì cần làm để đạt được mục tiêu của mình.
Tầm nhìn của doanh nghiệp là mục tiêu lớn nhất mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai. Đây là những mục tiêu rõ ràng và được xác định một cách cụ thể, thường là những mục tiêu lớn về doanh thu, lợi nhuận, thị phần, v.v. Tầm nhìn sẽ giúp định hướng cho các hoạt động kinh doanh, phát triển và tạo động lực cho nhân viên của doanh nghiệp.
Sứ mệnh của doanh nghiệp là mục đích hoạt động cốt lõi, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cộng đồng. Đây là mục đích tối cao của doanh nghiệp và thường được phát biểu bằng cách sử dụng các từ ngữ như “tạo ra giá trị cho khách hàng”, “đóng góp cho cộng đồng”, v.v. Sứ mệnh giúp định hướng cho hoạt động kinh doanh, phát triển sản phẩm/dịch vụ và xác định vai trò của doanh nghiệp trong xã hội.
Văn hóa doanh nghiệp là tập hợp các giá trị, thái độ, hành vi và quy tắc ứng xử được chia sẻ bởi nhân viên của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến cách thức làm việc, tư duy và quyết định của nhân viên trong doanh nghiệp

Bước 2: Đặt ra các mục tiêu và chiến lược kinh doanh cần thực hiện.

Đặt ra các mục tiêu và chiến lược kinh doanh là một bước quan trọng trong việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Việc đặt ra các mục tiêu giúp cho doanh nghiệp có một mục đích rõ ràng và định hướng cụ thể để phát triển. Mục tiêu cần phải được xác định một cách rõ ràng, cụ thể và có tính đo lường được để đánh giá kết quả và đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp được hướng đến mục tiêu chung.
Các mục tiêu và chiến lược kinh doanh cần phải phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp, đồng thời cần phải được phân tích và đánh giá kỹ lưỡng dựa trên các yếu tố nội và ngoại bộ của doanh nghiệp, bao gồm tình hình thị trường, cạnh tranh, nguồn lực và năng lực của doanh nghiệp.
Việc đặt ra các mục tiêu và chiến lược kinh doanh cũng cần phải kết hợp với việc thiết lập các chỉ số hiệu quả (KPIs). KPIs giúp đo lường và đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoạt động và đưa ra các quyết định kịp thời để đảm bảo mục tiêu và chiến lược được đạt được.
Đặt ra các mục tiêu và chiến lược kinh doanh cần phải được định hình một cách rõ ràng và chính xác để đảm bảo tính khả thi và minh bạch, từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoạt động và đưa ra các quyết định kịp thời để đảm bảo mục tiêu và chiến lược được đạt được.

Bước 3: Thiết lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp, phân công công việc và KPIs.

Quản trị doanh nghiệp là gì? Xây dựng và quản lý quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Thiết lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp, phân công công việc và KPIs là những bước quan trọng trong việc xây dựng và áp dụng quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Các bước này giúp định hình rõ hơn về cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm, đồng thời đặt ra các chỉ tiêu hiệu quả để đánh giá kết quả làm việc của các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp.
Trước hết, việc thiết lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là cần thiết để định rõ vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận, đảm bảo sự phối hợp và tương tác hiệu quả giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc này giúp tăng tính tổ chức và khả năng phát triển của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu kinh doanh.
Sau đó, việc phân công công việc là một bước quan trọng để đảm bảo các nhiệm vụ và trách nhiệm được chia đều và rõ ràng giữa các cá nhân trong bộ phận. Việc phân công công việc phù hợp sẽ giúp tăng năng suất làm việc và đạt được kết quả tốt hơn.
Cuối cùng, việc thiết lập các chỉ tiêu hiệu quả (KPIs) là rất quan trọng để đo lường và đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp. Việc đặt ra các chỉ tiêu rõ ràng và đo lường chính xác giúp đánh giá được mức độ hoàn thành công việc, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến và phát triển hiệu quả cho doanh nghiệp.
Tóm lại, việc thiết lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp, phân công công việc và KPIs là các bước cần thiết để đạt được hiệu quả quản trị tốt nhất cho doanh nghiệp. Các bước này cần được thực hiện bài bản và kỹ lưỡng để đảm bảo sự hoạt động tối ưu của doanh nghiệp.

Bước 4: Xây dựng hệ thống quy định, quy trình và hướng dẫn

Xây dựng hệ thống quy định, quy trình và hướng dẫn là một phần quan trọng trong việc thiết lập quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Đây là quá trình tạo ra các tài liệu về quy định, quy trình và hướng dẫn cho các hoạt động trong doanh nghiệp.
Việc xây dựng hệ thống quy định giúp cho doanh nghiệp có một bộ tài liệu hướng dẫn nhằm quản lý các hoạt động của công ty. Các quy định này có thể bao gồm các quy định về quy trình làm việc, đạo đức nghề nghiệp, an toàn lao động, chính sách nhân sự và các quy định pháp lý khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Quy trình là một bước tiếp theo để xác định các hoạt động chi tiết cần thiết để thực hiện các quy định. Việc xác định các quy trình giúp cho doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các hoạt động và đạt được hiệu quả trong công việc. Các quy trình này có thể được thiết lập để quản lý các hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm các quy trình sản xuất, quản lý kho, quản lý tài chính, quản lý nhân sự và các quy trình khác.
Hướng dẫn là phần cuối cùng trong quá trình này và giúp cho doanh nghiệp có thể cung cấp các hướng dẫn chi tiết để thực hiện các hoạt động theo các quy định và quy trình. Các hướng dẫn này có thể bao gồm các hướng dẫn về sử dụng các công cụ và thiết bị, các quy trình và quy định cụ thể và các hướng dẫn khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Tất cả các tài liệu quy định, quy trình và hướng dẫn này cần được cập nhật và phân phối đến toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và tuân thủ đúng quy trình, giúp cho doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả và phát triển bền vững.

Bước 5: Sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp để hỗ trợ trong quá trình quản lý

Sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp là một trong những cách hiệu quả để hỗ trợ quá trình quản lý doanh nghiệp. Các phần mềm này cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ và tính năng để quản lý các hoạt động kinh doanh, từ quản lý nhân sự và tài chính đến quản lý sản xuất và bán hàng. Dưới đây là một số ví dụ về các phần mềm quản trị doanh nghiệp phổ biến:

Phần mềm quản lý tài chính: Các phần mềm như QuickBooks, Xero hay SAP đều là các giải pháp phần mềm quản lý tài chính phổ biến, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính của mình bao gồm quản lý thu chi, quản lý chi phí, phân tích tài chính và dự báo kế hoạch tài chính.
Phần mềm quản lý nhân sự: Các phần mềm quản lý nhân sự như Zenefits, ADP hay BambooHR giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên, lịch làm việc, quản lý chấm công, tính lương và các chính sách nhân sự.
Phần mềm quản lý sản xuất: Các phần mềm như MRP hay ERP được sử dụng để quản lý quy trình sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm quản lý quá trình sản xuất, quản lý lịch trình sản xuất, quản lý kho và vận chuyển.
Phần mềm quản lý bán hàng: Các phần mềm như Salesforce hay HubSpot giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động bán hàng, bao gồm quản lý khách hàng, quản lý chiến dịch marketing và quản lý bán hàng.

Sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp tăng tính hiệu quả và hiệu suất của doanh nghiệp bằng cách giảm thiểu thời gian và chi phí cho các hoạt động quản lý, tăng cường khả năng theo dõi và phân tích dữ liệu và giúp các nhân viên làm việc một cách hiệu quả hơn.

Phương pháp giúp quản lý doanh nghiệp có hiệu quả

Thiếu kinh nghiệm và kỹ năng quản trị của người quản lý sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả. Dưới đây là những phương pháp giúp cải thiện tình hình và đưa doanh nghiệp trở thành một hệ thống tinh gọn hơn:

Hoạch định các chiến lược kinh doanh rõ ràng

Hoạch định các chiến lược kinh doanh rõ ràng là quá trình xác định và đề ra các mục tiêu, kế hoạch và hành động cụ thể để đạt được sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Các chiến lược kinh doanh cần phải được xác định rõ ràng và chi tiết, bao gồm:

Mục tiêu kinh doanh: Mục tiêu kinh doanh phải được xác định rõ ràng, cụ thể và đo lường được. Nó phải được liên kết với tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Phân tích SWOT: Phân tích SWOT là một công cụ hữu ích giúp đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp. Kết quả của phân tích SWOT sẽ giúp doanh nghiệp định hình được chiến lược kinh doanh phù hợp.
Xác định đối tượng khách hàng: Việc xác định đối tượng khách hàng mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp tập trung các nỗ lực tiếp cận, phục vụ khách hàng một cách hiệu quả hơn.
Tạo ra giá trị độc đáo: Doanh nghiệp cần tạo ra giá trị độc đáo để cạnh tranh trên thị trường. Điều này có thể đạt được thông qua việc cải thiện sản phẩm/dịch vụ, chiến lược giá cả, chăm sóc khách hàng, marketing và quản lý hệ thống cung ứng.
Lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực: Sau khi xác định chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh. Kế hoạch này phải được thiết kế cụ thể và có thể thực hiện được, đồng thời phải được điều chỉnh khi cần thiết.

Phân chia công việc cho từng cá nhân, bộ phận khoa học

Phân chia công việc là một phần rất quan trọng trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Khi công việc được phân chia một cách hợp lý, các nhân viên sẽ có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời giúp tăng năng suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.
Phân chia công việc cần được thực hiện một cách khoa học và cẩn thận, bằng cách xác định rõ từng nhiệm vụ cần thực hiện trong từng bộ phận của doanh nghiệp và phân bổ công việc cho từng cá nhân trong bộ phận đó. Điều này cần phải đảm bảo rằng mỗi nhân viên sẽ được giao phận việc phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của mình, đồng thời cũng cần phải đảm bảo rằng không có sự chồng chéo trong việc phân bổ công việc.
Việc phân chia công việc cần phải được đưa vào sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp và thường được thực hiện dựa trên các tiêu chí như kinh nghiệm, kỹ năng, khả năng, quyền lực, trách nhiệm và chức vụ của từng nhân viên. Khi công việc được phân bổ một cách hợp lý, mỗi nhân viên sẽ có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình, giúp tăng đáng kể hiệu quả làm việc của bộ phận và toàn bộ doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc phân chia công việc cần được thực hiện liên tục và linh hoạt, để phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Khi có thay đổi trong cơ cấu tổ chức, hoặc khi có các dự án mới, việc phân bổ công việc cần phải được xem xét lại để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Phân tầng bộ máy tổ chức doanh nghiệp hợp lý

Phân tầng bộ máy tổ chức doanh nghiệp hợp lý là một trong những yếu tố quan trọng giúp tăng cường hiệu quả quản lý và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định và phân chia các vai trò và trách nhiệm một cách chặt chẽ, từ cấp quản lý cao nhất cho đến nhân viên cơ sở.
Trong phân tầng bộ máy tổ chức doanh nghiệp, cấp quản lý cao nhất sẽ chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược, định hướng phát triển và tạo ra nhiều cơ hội mới cho doanh nghiệp. Cấp trung gian sẽ đảm nhận nhiệm vụ phân bổ tài nguyên và phân chia các nhiệm vụ cho các nhân viên ở cấp thấp hơn, cũng như giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các đơn vị cấp dưới.
Tuy nhiên, phân tầng bộ máy tổ chức cần được thiết kế sao cho hợp lý và linh hoạt để đảm bảo sự truyền đạt thông tin và tiếp nhận phản hồi một cách nhanh chóng và hiệu quả. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các nhân viên ở cấp thấp nhất cũng được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để hoàn thành các nhiệm vụ được giao và đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Ngoài ra, để đạt được hiệu quả tốt nhất, phân tầng bộ máy tổ chức còn cần được định hình và áp dụng một cách linh hoạt và sáng tạo, phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp và những thay đổi của môi trường kinh doanh.

Luôn kiểm soát tốt các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp

Việc kiểm soát tốt các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong quản lý hiệu quả. Các dữ liệu này bao gồm thông tin khách hàng, thông tin tài chính, thông tin sản phẩm, thông tin nhân sự và nhiều hơn nữa.
Để kiểm soát tốt các dữ liệu này, doanh nghiệp cần phải xác định và áp dụng các quy trình, chính sách và quy định cụ thể. Các quy định này sẽ giúp đảm bảo rằng các dữ liệu quan trọng được lưu trữ, quản lý và sử dụng một cách an toàn và hiệu quả.
Ngoài ra, việc sử dụng các công nghệ và phần mềm quản lý dữ liệu cũng là một phương tiện hữu hiệu để kiểm soát và quản lý các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Các công nghệ này có thể giúp tự động hóa các quy trình quản lý dữ liệu, tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của các dữ liệu và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc mất mát dữ liệu hoặc lạm dụng dữ liệu.
Nếu doanh nghiệp kiểm soát tốt các dữ liệu quan trọng, họ sẽ có được một cái nhìn rõ ràng và chi tiết về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó có thể đưa ra quyết định và chiến lược kinh doanh chính xác hơn.

Ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại

Phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động của mình. Các tính năng của phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể bao gồm quản lý khách hàng, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý kho và sản xuất, đối với các doanh nghiệp sản xuất và các tính năng khác tùy thuộc vào loại doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa các hoạt động quan trọng như quản lý tài khoản khách hàng, đặt hàng, thanh toán và giao hàng. Các tính năng phân tích dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và đưa ra dự báo tài chính.
Tuy nhiên, việc áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo rằng phần mềm được cài đặt và sử dụng đúng cách. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên được đào tạo đầy đủ về phần mềm và quản lý dữ liệu, cũng như đảm bảo tính an toàn và bảo mật dữ liệu trong quá trình sử dụng phần mềm.
Ngoài ra, việc lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện nghiên cứu và thử nghiệm các phần mềm khác nhau trước khi quyết định đầu tư vào một phần mềm quản trị doanh nghiệp nhất định.

Tổng kết

Bài viết đã chia sẻ đầy đủ thông tin về quản trị doanh nghiệp và các bước để xây dựng quy trình quản trị hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ này sẽ hữu ích cho bạn trong việc áp dụng quản trị doanh nghiệp một cách tối ưu, giúp đạt được nhiều thành công và hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra.