Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Không có hệ thống nào là hoàn hảo, và điều này cũng áp dụng cho ERP. Sự áp dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp có những thuận lợi và khó khăn riêng. Tuy nhiên, chúng ta không nên từ bỏ việc sử dụng ERP chỉ vì những hạn chế đó. ERP sẽ tiếp tục phát triển theo nhu cầu của doanh nghiệp và vẫn là một công cụ hoàn hảo cho quản lý hoạt động.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh trong một doanh nghiệp. Nó cho phép các phòng ban và chức năng khác nhau trong doanh nghiệp như quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý kho hàng, quản lý mua hàng và bán hàng, quản lý sản xuất và quản lý dự án có thể hoạt động một cách hiệu quả và tương tác với nhau.

Hệ thống ERP tích hợp các quy trình kinh doanh và thông tin từ các phòng ban khác nhau vào một cơ sở dữ liệu chung, cho phép việc truy cập thông tin và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng và chính xác. Điều này giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng tính minh bạch và đáng tin cậy của thông tin, và tăng khả năng ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu.

Một số công ty triển khai ERP

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc áp dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp trở thành một yếu tố cần thiết. Do đó, tại Việt Nam, ngày càng có nhiều đơn vị triển khai phần mềm ERP. Một số đơn vị này chọn triển khai các phần mềm từ nước ngoài, sử dụng công nghệ tiên tiến và quy trình quản lý hiện đại. Tuy nhiên, giá thành cao và sự tương thích với các doanh nghiệp Việt Nam chưa phù hợp.

Có một số đơn vị triển khai ERP tại Việt Nam, ví dụ như Bravo, S.I.S Việt Nam, ERPViet,… Điều đặc biệt là các đơn vị này hiểu rõ về quy trình quản lý và đặc thù ngành nghề của các doanh nghiệp. Do đó, các thương hiệu ERP của Việt Nam đã được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn.

S.I.S Việt Nam là công ty gì? S.I.S Việt Nam là một công ty công nghệ thông tin có trụ sở tại Việt Nam. S.I.S Việt Nam chuyên cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) và các dịch vụ liên quan. Công ty tập trung vào việc thiết kế và triển khai các phần mềm quản trị theo yêu cầu của khách hàng, đáp ứng các nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.

S.I.S Việt Nam đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai phần mềm ERP và xây dựng quy trình quản lý hiệu quả cho các doanh nghiệp. Công ty đã phục vụ hơn 5000 khách hàng trong nhiều ngành nghề khác nhau, đạt được sự tin tưởng và đánh giá cao về chất lượng dịch vụ và hiệu suất của sản phẩm phần mềm mà họ cung cấp.

Thuận lợi và thách thức khi ứng dụng ERP tại Việt Nam

Những thuận lợi khi ứng dụng ERP

Quản lý hiệu quả

ERP giúp doanh nghiệp tăng cường quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, từ quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực đến quản lý sản xuất và quản lý kho hàng. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Tối ưu hóa quy trình: ERP giúp tối ưu hóa và tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp. Các quy trình từ quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý mua hàng và bán hàng, quản lý sản xuất, đến quản lý kho hàng được tích hợp và thống nhất trong một hệ thống ERP. Điều này giúp loại bỏ sự phụ thuộc vào quy trình thủ công và giảm thiểu sai sót do nhập liệu và xử lý thủ công.
• Tăng cường sự liên kết giữa các phòng ban: ERP cho phép các phòng ban và chức năng khác nhau trong doanh nghiệp tương tác và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng. Thông qua cơ sở dữ liệu chung, thông tin và dữ liệu có thể được cập nhật và truy xuất từ nhiều nguồn khác nhau, từ bộ phận kế toán đến bộ phận sản xuất, giúp tạo ra sự đồng bộ và tăng cường sự liên kết giữa các phòng ban.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất: Hệ thống ERP cung cấp khả năng theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Từ dữ liệu thu thập được từ các quy trình và hoạt động trong ERP, nhà quản lý có thể theo dõi chỉ số hiệu suất quan trọng, như doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, hiệu suất sản xuất và hiệu quả sử dụng nguồn lực. Điều này giúp họ có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và đưa ra các biện pháp cải thiện và điều chỉnh để tăng cường hiệu suất và năng suất.
• Tăng cường khả năng quản lý và ra quyết định: ERP cung cấp thông tin và dữ liệu đáng tin cậy và chính xác, giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động kinh doanh. Điều này giúp họ đưa ra quyết định dựa trên căn cứ chứng thực và thông tin phản ánh thực tế của doanh nghiệp, từ việc lập kế hoạch và quản lý nguồn lực, đến xác định xu hướng và đưa ra chiến lược dài hạn.

Quản lý hiệu quả thông qua ứng dụng ERP giúp nâng cao khả năng cạnh tranh và bền vững của doanh nghiệp tại Việt Nam.

Tích hợp thông tin

ERP tích hợp các dữ liệu và thông tin từ các phòng ban và quy trình khác nhau vào một cơ sở dữ liệu chung. Điều này tạo điều kiện cho việc truy cập dữ liệu dễ dàng và chính xác, giúp cải thiện tính minh bạch và đáng tin cậy của thông tin.

• Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn: ERP cho phép tích hợp dữ liệu từ các phòng ban và quy trình khác nhau trong doanh nghiệp. Thông qua cơ sở dữ liệu chung, thông tin và dữ liệu từ quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý mua hàng và bán hàng, quản lý sản xuất, và quản lý kho hàng có thể được truy cập và chia sẻ một cách dễ dàng. Điều này giúp tránh việc phải xử lý và lưu trữ dữ liệu lặp lại, giảm thiểu sai sót và tạo sự nhất quán trong thông tin doanh nghiệp.
• Cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động: Với tích hợp thông tin, ERP cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động kinh doanh. Thông qua hệ thống ERP, các nhà quản lý có thể truy cập vào thông tin và dữ liệu từ các phòng ban khác nhau và từ các quy trình liên quan. Điều này giúp họ có cái nhìn rõ ràng về hiệu suất, tình hình tài chính, quy trình hoạt động và các chỉ số quan trọng khác để đưa ra quyết định thông minh và nhanh chóng.
• Tăng tính minh bạch và đáng tin cậy: Tích hợp thông tin trong ERP giúp tăng tính minh bạch và đáng tin cậy của thông tin trong doanh nghiệp. Dữ liệu và thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu chung, đảm bảo tính nhất quán và truy cập dễ dàng. Các nhân viên có thể dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết và đảm bảo rằng dữ liệu được cập nhật và chia sẻ một cách chính xác. Điều này giúp tạo sự tin tưởng và tăng cường sự minh bạch trong việc quản lý và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp.
• Hỗ trợ quyết định thông minh: Tích hợp thông tin từ các nguồn khác nhau trong ERP cung cấp căn cứ cho quyết định thông minh và có căn cứ. Các nhà quản lý có thể truy cập vào dữ liệu và thông tin chi tiết, phân tích và so sánh các chỉ số và kết quả hoạt động để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Điều này giúp cải thiện quá trình ra quyết định, từ việc lập kế hoạch, định giá dự án, quản lý nguồn lực đến đưa ra chiến lược kinh doanh.

Tích hợp thông tin trong ERP giúp doanh nghiệp tại Việt Nam nắm bắt thông tin quan trọng và tạo điều kiện cho quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và nhất quán. Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý và định hướng phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tăng khả năng ra quyết định

Với ERP, doanh nghiệp có khả năng thu thập và phân tích dữ liệu một cách toàn diện. Điều này giúp các nhà quản lý có thông tin cần thiết để đưa ra quyết định thông minh và nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ dự đoán và lập kế hoạch dựa trên dữ liệu chính xác.

• Dữ liệu chính xác và đáng tin cậy: ERP cung cấp dữ liệu và thông tin từ nhiều nguồn và quy trình khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu. Các nhà quản lý có thể dựa vào dữ liệu này để đánh giá hiện trạng hoạt động, tình hình tài chính và các chỉ số quan trọng khác. Việc có dữ liệu chính xác là một yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định thông minh và đúng đắn.
• Phân tích dữ liệu toàn diện: ERP cho phép phân tích dữ liệu từ các quy trình và hoạt động trong doanh nghiệp. Các công cụ phân tích tích hợp trong ERP giúp nhà quản lý xem xét các thông số và chỉ số quan trọng, so sánh dữ liệu và tìm ra xu hướng và mối quan hệ giữa các yếu tố kinh doanh khác nhau. Việc có cái nhìn tổng thể và chi tiết từ phân tích dữ liệu giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về hiệu suất, vấn đề và cơ hội trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định một cách thông minh và cụ thể.
• Dự đoán và kế hoạch dựa trên dữ liệu: ERP cung cấp cơ sở dữ liệu lớn và thông tin liên quan, cho phép nhà quản lý dựa trên dữ liệu để thực hiện dự đoán và kế hoạch. Việc sử dụng các công cụ dự báo và kế hoạch tích hợp trong ERP giúp định rõ các xu hướng và kịch bản trong tương lai, từ đó đưa ra kế hoạch và chiến lược phù hợp. Nhà quản lý có thể tạo ra kịch bản và mô phỏng các tình huống khác nhau để đánh giá các lựa chọn và hậu quả của các quyết định, giúp họ đưa ra quyết định có căn cứ và chiến lược hơn.
• Tính linh hoạt và nhanh chóng trong quyết định: ERP cung cấp khả năng truy cập dữ liệu và thông tin nhanh chóng và dễ dàng. Các báo cáo và thông tin có sẵn trong ERP giúp nhà quản lý đưa ra quyết định một cách linh hoạt và nhanh chóng, dựa trên thông tin cụ thể và chính xác. Việc có khả năng truy xuất và xem xét thông tin một cách nhanh chóng giúp tăng tốc độ ra quyết định và phản ứng linh hoạt đối với thay đổi và tình huống mới.

Tăng khả năng ra quyết định thông qua việc ứng dụng ERP giúp nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng và dựa trên dữ liệu chính xác. Điều này giúp họ đưa ra quyết định thông minh, đúng đắn và linh hoạt để tối ưu hóa hoạt động và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Khó khăn khi ứng dụng ERP

Chi phí triển khai

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc triển khai hệ thống ERP có thể đòi hỏi một khoản đầu tư lớn. Chi phí phần mềm, phần cứng, đào tạo nhân viên và tuỳ chỉnh phần mềm có thể tạo áp lực tài chính cho các doanh nghiệp.

• Phần mềm ERP: Chi phí phần mềm ERP có thể đáng kể và phụ thuộc vào nhà cung cấp và tính năng của phần mềm. Những hệ thống ERP nổi tiếng và phổ biến như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics thường có giá trị cấu hình và giấy phép sử dụng cao. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc mua phần mềm ERP có thể tạo áp lực tài chính đáng kể.
• Phần cứng và hạ tầng: Để triển khai một hệ thống ERP, doanh nghiệp cần có cơ sở hạ tầng và phần cứng phù hợp để chạy phần mềm ERP. Điều này có thể bao gồm máy chủ, lưu trữ, mạng, phần mềm hệ điều hành và các thành phần phần cứng khác. Chi phí cho việc mua và cài đặt phần cứng cũng cần được xem xét khi đánh giá tổng chi phí triển khai ERP.
• Tùy chỉnh và cấu hình: Một phần quan trọng trong triển khai ERP là tùy chỉnh và cấu hình phần mềm để phù hợp với yêu cầu và quy trình của doanh nghiệp. Điều này có thể đòi hỏi sự tư vấn và phát triển từ nhà cung cấp hoặc các nhà phát triển phần mềm chuyên nghiệp. Các dự án tùy chỉnh và cấu hình phần mềm này có thể tăng chi phí triển khai, đặc biệt nếu có yêu cầu đặc biệt và phức tạp.
• Đào tạo và chuyển giao: Một phần không thể thiếu trong triển khai ERP là đào tạo nhân viên và chuyển giao hệ thống. Điều này đảm bảo rằng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả. Chi phí cho việc đào tạo và chuyển giao có thể phụ thuộc vào quy mô và phức tạp của hệ thống ERP và số lượng người dùng được đào tạo.
• Bảo trì và hỗ trợ: Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần xem xét chi phí bảo trì và hỗ trợ phần mềm ERP. Điều này bao gồm các khoản phí hàng tháng hoặc hàng năm để đảm bảo hoạt động liên tục và nhận hỗ trợ từ nhà cung cấp. Chi phí này cũng cần được tính toán để đảm bảo sự bền vững và hiệu quả của việc sử dụng phần mềm ERP.

Tổng chi phí triển khai ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô doanh nghiệp, quy mô dự án, yêu cầu tùy chỉnh và phức tạp, và lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần tiến hành một đánh giá chi tiết và xác định tổng chi phí triển khai ERP để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của dự án.

Thay đổi quy trình và văn hoá

Ứng dụng ERP đòi hỏi sự thay đổi quy trình và cách làm việc trong doanh nghiệp. Việc áp dụng ERP thành công yêu cầu sự cam kết từ toàn bộ tổ chức và sự thay đổi văn hóa làm việc. Điều này có thể gặp phải sự khó khăn và trở ngại trong quá trình chuyển đổi

• Thay đổi quy trình: Việc triển khai ERP thường đi kèm với việc thay đổi và cải tiến quy trình trong doanh nghiệp. Hệ thống ERP đòi hỏi việc xem xét và tinh chỉnh các quy trình hiện có để đảm bảo tích hợp và tối ưu hóa sử dụng ERP. Điều này có thể bao gồm việc tối ưu hóa quy trình mua hàng, quản lý kho hàng, quản lý sản xuất và quản lý tài chính. Thay đổi quy trình đòi hỏi sự củng cố từ các bộ phận liên quan và sự chấp nhận và sẵn lòng thay đổi từ các nhân viên.
• Đào tạo và chuyển giao: Triển khai ERP đòi hỏi đào tạo và chuyển giao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên. Điều này giúp họ hiểu và sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả. Quá trình đào tạo và chuyển giao thông thường bao gồm việc giới thiệu về phần mềm ERP, cung cấp hướng dẫn sử dụng, đào tạo các quy trình mới và hỗ trợ trong quá trình thích nghi với hệ thống mới. Đào tạo và chuyển giao cần được thiết kế và triển khai một cách cẩn thận để đảm bảo sự hiểu biết và chấp nhận từ các nhân viên.
• Thay đổi văn hóa: Thay đổi quy trình và triển khai ERP có thể ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức. Để thành công, doanh nghiệp cần thúc đẩy một văn hóa hỗ trợ và khuyến khích việc sử dụng ERP. Điều này có thể bao gồm việc tạo ra sự quan tâm và cam kết từ các nhân viên, tạo điều kiện cho sự hợp tác và chia sẻ thông tin, và khuyến khích sự linh hoạt và sẵn lòng thay đổi. Đồng thời, doanh nghiệp cần xem xét và điều chỉnh các yếu tố văn hóa tổ chức, như cách thức ra quyết định, phân quyền và tương tác giữa các bộ phận, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng và sử dụng ERP.
• Lãnh đạo và hỗ trợ: Thành công của việc thay đổi quy trình và văn hóa trong việc triển khai ERP phụ thuộc vào sự lãnh đạo và hỗ trợ từ cấp quản lý cao. Lãnh đạo cần thể hiện sự cam kết và tạo động lực cho thay đổi, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình thích nghi với hệ thống mới. Hỗ trợ từ các nhân viên có kinh nghiệm và nhóm triển khai ERP cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và giúp đỡ nhân viên trong quá trình thay đổi.

Thay đổi quy trình và văn hóa là một phần quan trọng và không thể tránh khỏi trong quá trình triển khai ERP. Để đạt được thành công, doanh nghiệp cần định rõ kế hoạch thay đổi, cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên, và tạo môi trường hỗ trợ và khuyến khích cho sự thay đổi và áp dụng ERP.

Tương thích với doanh nghiệp

Một số phần mềm ERP nước ngoài có quy trình quản lý và tính năng được thiết kế cho thị trường quốc tế, không hoàn toàn phù hợp với đặc thù và yêu cầu của các doanh nghiệp Việt Nam. Điều này có thể đòi hỏi sự tùy chỉnh và điều chỉnh để đảm bảo tính tương thích và hiệu quả.

• Quy trình quản lý: Mỗi doanh nghiệp có các quy trình quản lý riêng, phụ thuộc vào ngành nghề, quy mô và mô hình hoạt động của nó. Tuy nhiên, các phần mềm ERP nước ngoài thường được thiết kế cho quy trình quản lý quốc tế và không hoàn toàn phù hợp với quy trình của doanh nghiệp Việt Nam. Điều này đòi hỏi sự tùy chỉnh và điều chỉnh phần mềm để đảm bảo tính tương thích và phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Đặc thù ngành nghề: Các ngành nghề khác nhau có những yêu cầu và quy trình riêng. Do đó, phần mềm ERP cần được tùy chỉnh và điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của từng ngành nghề. Ví dụ: ngành sản xuất có các quy trình liên quan đến quản lý vật liệu, quản lý quá trình sản xuất và kiểm soát chất lượng, trong khi ngành bán lẻ có yêu cầu về quản lý kho hàng và bán hàng. Tính tương thích với doanh nghiệp đòi hỏi phần mềm ERP phải cung cấp các tính năng và quy trình phù hợp với ngành nghề cụ thể.
• Kích thước doanh nghiệp: Kích thước doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến tương thích với phần mềm ERP. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có quy mô và yêu cầu khác nhau so với các tập đoàn lớn. Phần mềm ERP phải tương thích với quy mô và phù hợp với nguồn lực và quy trình của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả.
• Hệ thống và cơ sở hạ tầng hiện có: Tương thích với doanh nghiệp đòi hỏi sự phù hợp với hệ thống và cơ sở hạ tầng hiện có của doanh nghiệp. Điều này bao gồm sự tương thích với các hệ thống và phần mềm hiện đang được sử dụng trong doanh nghiệp, cũng như tích hợp dữ liệu và thông tin từ các nguồn khác nhau.
• Khả năng mở rộng và tương lai: Phần mềm ERP cần có khả năng mở rộng và linh hoạt để đáp ứng sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng phần mềm có thể được cải thiện và điều chỉnh theo nhu cầu tương lai của doanh nghiệp mà không cần thay thế hoặc triển khai lại toàn bộ hệ thống.

Tương thích với doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công và hiệu quả của việc triển khai ERP. Điều quan trọng là lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với đặc thù, quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp, cùng với khả năng tùy chỉnh và mở rộng để đáp ứng sự phát triển và thay đổi trong tương lai.

Lợi ích khi sử dụng ERP tại Việt Nam

Khá nhiều doanh nghiệp và tập đoàn lớn trong Việt Nam đã thành công trong việc triển khai hệ thống ERP trong nhiều năm qua. Những dự án này đã được đầu tư một cách nghiêm túc, đặc biệt là trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự.

Quá trình triển khai ERP có thể kéo dài từ vài tháng đến cả một năm và yêu cầu sự phối hợp làm việc giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để tìm ra giải pháp hợp lý để chuẩn hóa quy trình kinh doanh. Kết quả sau triển khai ERP tại các tập đoàn và doanh nghiệp lớn đã đạt được tác động đúng như mong đợi nhờ vào sự đầu tư công sức và thời gian đúng đắn.

Mặc dù những lợi ích của ERP có thể không thấy ngay lập tức, nhưng từ lâu dài, nó mang lại nhiều lợi ích to lớn. Một số lợi ích phổ biến mà giải pháp ERP đã mang lại cho doanh nghiệp có thể được nhìn thấy một cách khách quan, bao gồm:

• Tăng tính minh bạch trong quản lý vận hành sản xuất và kinh doanh.
• Tăng sự tương tác và kết nối giữa các bộ phận trong công ty, giúp giảm thiểu lỗi do thiếu thông tin và tối đa hóa sản xuất.
• Tăng tính linh hoạt trong quản lý và điều chỉnh các quy trình hoạt động.
• Tăng khả năng phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định kịp thời và chính xác hơn.
• Nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu thời gian thực hiện công việc và đạt hiệu quả tối đa.

Đó là một số lợi ích mà việc triển khai ERP mang lại. Tuy nhiên, cần nhận thức rõ rằng việc triển khai ERP cũng đồng thời đối mặt với một số khó khăn. Tuy nhiên, nếu triển khai đúng cách và quản lý tốt, ERP sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường sự cạnh tranh và nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.

Nếu doanh nghiệp quan tâm và muốn tìm hiểu về phần mềm ERP, hãy liên hệ với các chuyên gia tư vấn của chúng tôi để được hỗ trợ sớm nhất qua hotline: 0912.210.210.